Não há como negar: nós estamos vivendo na era da tecnologia e da informação, e cada vez será mais comum transformar ações manuais em digitais.
É aí que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também conhecido como GED, entra na história. Um software GED é uma tecnologia capaz de armazenar, controlar, gerenciar e rastrear informações de documentos digitais. Isso significa mais agilidade, eficiência e desburocratização de processos documentais.
Neste artigo, você vai ver:
- O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?
- Vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos
- Por que utilizar uma plataforma de Gestão Eletrônica de Documentos?
O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED), em inglês definido por Document Management System (DMS), é um conjunto de tecnologias que permite automatizar o ciclo de vida de documentos (CLM) e tratar as informações contidas em arquivos.
Resumindo: esta é uma alternativa que serve para gerir documentos e para facilitar o armazenamento de informações de maneira segura, efetiva e em ambiente 100% digital.
De acordo com estudos realizados pela IDC, a quantidade de conteúdo digital dobra a cada dois anos no mundo. Para ter uma ideia da dimensão desse crescimento, basta imaginar que se todo conteúdo produzido até 2020 fosse armazenado em iPads, ele formaria uma pilha com altura igual a dois terços da distância entre a Terra e a Lua. Já pensou?
Também estima-se que as organizações serão responsáveis por 60% deste crescimento, já que o mundo corporativo tem se conectado cada vez mais com a transformação digital e a cultura paperless, isto é, aquela que elimina papel da rotina.
Concluímos então que o desafio vai além da digitalização dos processos manuais. É importante ter uma tecnologia que permita o armazenamento seguro e o acesso instantâneo às informações produzidas pela empresa. E para iso, o GED é perfeito.
Com ele, a gestão de documentos pode ser realizada em diversas etapas, desde a criação de um documento até o controle de fluxo e arquivamento. As informações, antes baseadas em papel, são digitalizadas e se tornam mais acessíveis para eventuais consultas ou até mesmo para a tomada de decisões da empresa.
Vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos
Processos burocráticos, pilhas de papel e perda de informações são alguns dos problemas mais comuns da rotina das empresas que realizam a gestão manual de documentos. Mas com a aceleração dos processos de transformação digital, muitos negócios já estão descobrindo as vantagens ao fazer a gestão de seus contratos e documentos desta forma.
Confira alguns benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos (GED):
Organização de documentos
Com a crescente complexidade nas empresas, organizar documentos de forma eficiente é essencial para o sucesso. A gestão tradicional de documentos enfrenta grandes desafios, e um dos principais problemas é a perda de tempo procurando arquivos em papel.
- De acordo com a Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos (ABGD), estima-se que o brasileiro dedica em média duas horas diárias à procura de papéis importantes, resultando em um desperdício total de um mês de trabalho por ano devido à desorganização de arquivos.
Nesse cenário, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) aparece como uma solução inovadora e eficaz. Essa abordagem elimina a necessidade de procurar documentos físicos e ainda oferece uma estrutura digital que organiza, categoriza e classifica conteúdos de forma eficiente.
Ao adotar a GED, as empresas conseguem estabelecer uma rotina organizada, reduzindo drasticamente o tempo gasto em atividades que antes eram consumidas pela busca manual de documentos. Além disso, a precisão e agilidade proporcionadas pelo Gestão Eletrônica de Documentos minimizam erros manuais, resultando em operações mais eficientes e menos suscetíveis a falhas humanas.
Armazenamento em nuvem
No mundo da Gestão Eletrônica de Documentos (GED), a flexibilidade e acessibilidade mudam a forma como as empresas gerenciam seus documentos.
Integrar a GED com o armazenamento em nuvem é um grande avanço. Com isso, você pode acessar documentos rapidamente, de qualquer lugar e a qualquer hora.
Centralizar documentos digitais na nuvem é uma estratégia que organiza tudo conforme as necessidades da sua empresa. Esse armazenamento categorizado garante que a informação certa esteja disponível na hora certa, melhorando a eficiência e reduzindo a necessidade de usar papel.
Assim, o acesso a documentos específicos fica muito mais rápido e eficiente, permitindo respostas imediatas às demandas do dia a dia. Ao eliminar a dependência de arquivos físicos, a GED moderniza os processos e contribui para a sustentabilidade, alinhando-se a práticas mais ecológicas.
Otimização de processos
No mundo dos negócios, otimizar processos é essencial para garantir eficiência e agilidade. No entanto, a gestão tradicional de documentos é frequentemente um grande obstáculo.
Fechar um contrato pode levar mais de 30 dias, com muitas idas e vindas que prolongam o processo e afetam a operação. Além disso, há custos extras com logística e reconhecimento de firma em cartório, aumentando a complexidade e burocracia.
Com a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), as empresas transformam essa realidade: o tempo para fechar negócios cai para cerca de 7 dias, melhorando a eficiência dos processos. Além disso, a assinatura digital se torna uma ferramenta essencial, reduzindo significativamente os atrasos na assinatura de documentos.
Essa mudança para a gestão eletrônica acelera processos internos e melhora a experiência com clientes e parceiros. O resultado é uma operação mais ágil, custos reduzidos e uma posição mais forte no mercado.
Redução de custos
Os custos da gestão tradicional de documentos podem ser maiores do que se imagina. Pilhas de papel, custos de envio e outras despesas desnecessárias mostram que uma gestão ineficiente leva a perdas significativas de tempo e dinheiro.
Com a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), as empresas podem melhorar a eficiência operacional e reduzir custos. A transição de processos manuais, como o preenchimento de planilhas de estoque ou contas a pagar, para um ambiente digital pode economizar até 30% a 40% dos custos operacionais.
Os benefícios vão além da economia de recursos. Equipes em empresas que adotam a digitalização se tornam mais felizes e produtivas. Isso acontece porque, ao se livrarem de tarefas repetitivas e propensas a erros, as equipes podem focar em áreas mais estratégicas e importantes para o crescimento da empresa. Portanto, a redução de custos não é apenas uma questão financeira, mas uma estratégia para promover a eficiência e o bem-estar organizacional.
Segurança das informações
Com a nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e os debates sobre a segurança de dados pessoais, é mais importante do que nunca adotar métodos robustos para proteger informações sensíveis em documentos. Não se trata apenas de cumprir a lei; é crucial proteger dados críticos.
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) oferece uma solução muito mais segura do que os métodos tradicionais em papel. Ao migrar para o digital, os arquivos são mantidos com máxima segurança em plataformas especializadas, reduzindo drasticamente o risco de perda, danos físicos ou acesso não autorizado.
Assim, essa abordagem não só atende aos requisitos da LGPD, mas também cria uma barreira mais eficaz contra vazamentos de dados, adicionando uma camada extra de proteção para informações confidenciais.
Por que utilizar uma plataforma de Gestão Eletrônica de Documentos?
Investir em uma plataforma de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é mais do que apenas uma escolha estratégica; é uma necessidade para empresas que buscam eficiência e organização. Com um software como esse, o controle sobre documentos da sua empresa se torna mais simplificado e centralizado.
Os recursos abrangem desde o gerenciamento de processos até o controle de assinaturas e prazos de expiração, proporcionando uma visão abrangente e facilitando a tomada de decisões por parte da empresa.
A vantagem do ambiente digital não se resume apenas à agilidade, mas também à produtividade elevada e à segurança reforçada, garantindo a integridade das informações.
Ao optar por uma plataforma como a Contraktor, você otimiza a gestão de documentos e adquire uma solução completa para gerenciar todo o ciclo de vida dos seus contratos.
Perguntas Frequentes sobre Gestão Eletrônica de Documentos
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), ou Document Management System (DMS) em inglês, é um conjunto de tecnologias e um software que permite armazenar, controlar, gerenciar, rastrear e automatizar o ciclo de vida de documentos (CLM) e as informações neles contidas. É uma solução 100% digital que visa substituir a gestão manual, facilitando o armazenamento seguro e o acesso efetivo às informações.
Um software GED é capaz de:
Armazenar, controlar e gerenciar documentos digitais.
Rastrear informações e documentos.
Automatizar o ciclo de vida de documentos, desde a criação até o arquivamento.
Permitir o acesso instantâneo às informações digitalizadas, auxiliando na tomada de decisões.
O GED é crucial porque estamos na era da tecnologia e da informação, onde a quantidade de conteúdo digital dobra a cada dois anos. Com as empresas sendo responsáveis por cerca de 60% desse crescimento, o GED se torna essencial para armazenar de forma segura e garantir o acesso instantâneo a todo o volume de informações produzido, suportando a transformação digital e a cultura paperless.
Organização de documentos: Elimina a perda de tempo procurando arquivos físicos, organizando, categorizando e classificando o conteúdo de forma digital e eficiente.
Armazenamento em nuvem: Garante flexibilidade, acessibilidade rápida aos documentos de qualquer lugar e a qualquer hora, e centraliza as informações de forma organizada.
Otimização de processos: Reduz drasticamente o tempo necessário para fechar negócios (de mais de 30 para cerca de 7 dias, por exemplo), eliminando burocracia e custos logísticos com a adoção de assinatura digital.
Redução de custos: Possibilita uma economia de 30% a 40% dos custos operacionais ao migrar tarefas manuais para o ambiente digital, além de aumentar a produtividade das equipes.
Segurança das informações: Oferece uma solução mais robusta para proteger dados sensíveis em conformidade com a LGPD, minimizando o risco de perda, danos físicos ou acesso não autorizado, por meio de plataformas especializadas.
A gestão manual de documentos resulta em problemas comuns como burocracia, pilhas de papel e perda de informações. Estima-se que, devido à desorganização de arquivos, um brasileiro dedique, em média, duas horas diárias à procura de papéis importantes, o que equivale a um mês de trabalho desperdiçado por ano.
A GED migra os arquivos para um ambiente digital seguro em plataformas especializadas, o que é crucial devido à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Isso reduz drasticamente o risco de perda, danos físicos ou acesso não autorizado, criando uma barreira mais eficaz contra vazamentos e garantindo a máxima segurança para informações confidenciais.
Utilizar uma plataforma GED é uma necessidade estratégica, pois ela oferece um software especializado que simplifica e centraliza o controle dos documentos da sua empresa. Esses sistemas fornecem recursos que abrangem:
Gerenciamento de processos.
Controle de assinaturas.
Controle de prazos de expiração.
Visão abrangente para a tomada de decisões.
Além de agilidade e produtividade, a plataforma garante segurança reforçada e uma solução completa para gerenciar todo o ciclo de vida dos seus contratos.