A Brasilcap digitalizou fluxos críticos, eliminou custos operacionais, ganhou rastreabilidade e transformou o jurídico em parceiro estratégico das demais áreas.
Setor
Localidade
Áreas atendidas
Milhões de clientes
Referência no mercado de capitalização, a Brasilcap atua realizando planos e sonhos de 15 milhões de clientes. Como empresa do Banco do Brasil, sempre buscou ampliar o acesso aos seus produtos com segurança, responsabilidade e governança, fatores essenciais diante do alto volume de contratos físicos que circulavam entre áreas, fornecedores e parceiros.
Com múltiplas vias impressas, assinaturas distribuídas em diferentes cidades e prazos longos para retorno, o processo manual passou a gerar riscos operacionais, custos elevados e dificuldade de rastrear cada etapa. A auditoria interna também apontou a necessidade de melhorar controles, indicadores e relatórios contratuais.
Diante desse contexto, o jurídico iniciou uma jornada de transformação para unificar criação, revisão, aprovação e assinatura digital em uma única plataforma. Esse movimento se mostrou decisivo, especialmente durante a pandemia, quando a Brasilcap já estava totalmente preparada para operar sem papel e sem interrupções.
Gerenciar milhares de contratos físicos era um desafio diário e dificultava o ciclo de vida do contrato, já que o processo envolvia impressão de vias, transporte entre cidades, arquivos distribuídos e um “vai e vem” constante entre áreas e fornecedores — tudo isso consumindo tempo, energia e recursos.
Segundo Valnir Junior, da equipe do Escritório de Projetos e Governança, o fluxo manual não apenas atrasava a operação, como também criava insegurança na relação com fornecedores:
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“Perdíamos muito tempo com o ‘vai e vem’ de documentos e isso gerava um certo desconforto com o fornecedor.”
Com o crescimento da operação e a pressão por mais governança, o jurídico sabia que precisava ir além das minutas: era necessário repensar toda a gestão do ciclo de vida de contratos, garantindo segurança, rastreabilidade e governança em todas as fases. A preocupação não era só velocidade — era proteger informações sensíveis, reduzir custos e melhorar a relação com fornecedores.
Nessa busca por uma solução completa, a equipe participou da Fenalaw e teve contato com várias plataformas. A maioria resolvia apenas partes do problema. A Contraktor, porém, oferecia exatamente o que a auditoria interna vinha cobrando: gestão, fluxos e assinatura digital funcionando juntos, de ponta a ponta, em um único lugar.
novo SLA de formalização
antes, o ciclo completo podia levar até 30 dias entre elaboração, análise, validação e assinatura
economia ao eliminar processos manuais
redução de custos com papel, malotes, impressão, logística física, retrabalho e arquivos perdidos
rastreabilidade total e zero risco de perda
histórico completo, fluxo claro, validações estruturadas e governança fortalecida
A adoção da plataforma marcou o início de um novo ciclo, com visibilidade completa sobre todo o ciclo de vida dos contratos. Com etapas centralizadas, documentos na nuvem, fluxos padronizados e envio para assinatura digital e eletrônica, o jurídico finalmente ganhou visibilidade sobre cada contrato, da criação à formalização.
Com apenas oito meses de uso, os resultados já eram evidentes: contratos assinados em tempo real, redução drástica de retrabalho e uma experiência muito mais leve para as áreas internas.
A mobilidade também se tornou um divisor de águas: o que antes exigia deslocamentos ou filas de cartório passou a ser resolvido pelo celular, em minutos. O tempo gasto com essa tarefa foi reduzido em cerca de 90%.
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“Hoje sabemos exatamente onde cada contrato está e quanto tempo ficou em cada etapa. Isso trouxe previsibilidade e segurança para todas as áreas.”
Os riscos de fraudes e insegurança com milhares de contratos físicos, enviados em meios de transporte terceirizados deixaram de existir, tornando as operações seguras, ajudando a Brasilcap a aumentar o nível de confiabilidade com clientes e fornecedores.
O time de Compras e Facilities também foi beneficiado pela gestão digital de contratos. Na visão de Raquel Silva:
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“Antes da assinatura eletrônica, dependíamos da disponibilidade do fornecedor para vir buscar as vias do contrato ou tínhamos custo para enviá-lo via Correio. Agora conseguimos assinar os contratos no mesmo dia.”
Com o jurídico no centro do processo, minutas passaram a seguir um fluxo único, padronizado e estruturado. As áreas não precisam mais produzir documentos — tudo passa pelo jurídico com mais controle, governança e previsibilidade do ciclo de vida do contrato.
Em uma divulgação na intranet da empresa, voltada a compartilhar as boas novas com as equipes, a colaboradora Djenane Filuszteck comentou:
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“O processo de assinatura de contrato sempre foi muito extenso e doloroso aqui na Brasilcap. A experiência de assinar um contrato digitalmente foi muito diferente: ágil do início ao fim. A inovação já está acontecendo!”