A gestão de contratos não pode ser um processo caótico e desalinhado. No entanto, muitas empresas ainda dependem de métodos manuais e desorganizados, o que resulta em atrasos, retrabalho e riscos jurídicos. Para evitar esses problemas, cada vez mais organizações estão adotando um workflow na gestão de contratos para automatizar e estruturar seus fluxos de trabalho.
Empresas que possuem um alto volume de contratos precisam garantir padronização, rastreabilidade e eficiência. Um workflow bem definido ajuda a organizar as etapas do ciclo de vida de um contrato, desde a solicitação até a assinatura e arquivamento, garantindo maior controle e transparência.
Neste artigo, você vai entender o que é um workflow, como ele se diferencia de um simples processo, os tipos de workflows aplicáveis à gestão de contratos e um passo a passo prático para estruturar um fluxo eficiente.
O que é um workflow na gestão de contratos?
O termo workflow refere-se à organização estruturada das tarefas dentro de um processo. No contexto da gestão de contratos, um workflow representa um fluxo automatizado que define quem faz o quê, quando e como ao longo do ciclo de vida do contrato.
Por exemplo, imagine que uma empresa precisa aprovar um contrato de fornecimento. O workflow pode determinar que o documento passe primeiro pelo setor jurídico, depois pela diretoria para validação e, por fim, siga para a assinatura eletrônica. Esse fluxo pode ser automatizado para evitar atrasos e garantir que cada responsável receba a tarefa no momento certo.
Um workflow na gestão de contratos garante que todas as etapas ocorram de forma organizada, com notificações automáticas, prazos definidos e controle sobre quem aprovou cada fase.
Qual a diferença entre processo e workflow?
Embora os termos sejam frequentemente usados como sinônimos, workflow e processo não são a mesma coisa. A tabela abaixo resume as principais diferenças:
| Processo | Workflow |
|---|---|
| É um conjunto de atividades organizadas para atingir um objetivo. | Estrutura o processo com automação, regras e fluxos bem definidos. |
| Pode ser realizado manualmente. | Sempre inclui automação para otimizar o fluxo. |
| Depende de pessoas para cada etapa ser concluída. | As tarefas são encaminhadas automaticamente ao responsável. |
| Menos rastreabilidade e controle. | Permite rastreamento detalhado de cada ação. |
Em resumo, um processo pode existir sem um workflow estruturado, mas um workflow eficiente sempre melhora um processo.
Tipos de workflow na gestão de contratos
A escolha do tipo de workflow na gestão de contratos depende da complexidade dos processos da empresa. Os principais modelos são:
Workflow sequencial
No workflow sequencial, as tarefas ocorrem em uma ordem específica. Um contrato, por exemplo, pode passar da solicitação para a revisão do setor jurídico, depois para a aprovação da diretoria e, por fim, para a assinatura digital. Esse tipo de workflow é ideal para processos bem estruturados, onde cada etapa depende da anterior.
Workflow paralelo
Já no workflow paralelo, diferentes etapas acontecem ao mesmo tempo. Por exemplo, um contrato pode ser revisado simultaneamente pelo setor jurídico e financeiro, sem precisar esperar que um finalize para o outro começar. Isso acelera a tomada de decisões e melhora a eficiência.
Workflow baseado em regras
Esse modelo se adapta a diferentes cenários. Dependendo do valor do contrato ou do tipo de fornecedor, o fluxo pode seguir caminhos distintos. Se um contrato for acima de um determinado valor, por exemplo, pode exigir a aprovação do CEO, enquanto contratos menores passam apenas pela gerência. Esse tipo de workflow garante flexibilidade e personalização.
Como criar um workflow eficiente para a gestão de contratos?
1. Mapeie todas as etapas do seu processo atual
Antes de criar um workflow, é essencial entender como os contratos são gerenciados hoje. Liste todas as etapas envolvidas, desde a solicitação até a assinatura e arquivamento. Identifique os gargalos que causam atrasos e erros.
2. Defina responsáveis e regras claras
Cada etapa do workflow deve ter um responsável claro e regras bem definidas. Determine quem aprova cada fase, quais são os critérios para revisões e quais os prazos para cada ação.
3. Automatize o fluxo
A automação é o grande diferencial de um workflow eficiente. Com um software de automação de fluxos contratuais, tarefas podem ser direcionadas automaticamente, eliminando a necessidade de envios manuais por e-mail e reduzindo o risco de esquecimentos.
4. Integre o workflow com os setores envolvidos
A gestão de contratos envolve jurídico, financeiro, comercial e diretoria. Um workflow bem estruturado deve garantir que todos os setores tenham acesso às informações necessárias sem burocracia.
5. Monitore e otimize continuamente
Um workflow eficiente deve ser constantemente revisado. Analise os tempos médios de aprovação, identifique gargalos e faça ajustes sempre que necessário para manter o fluxo ágil e produtivo.
Benefícios de um workflow automatizado na gestão de contratos
A implementação de um workflow automatizado traz inúmeras vantagens para empresas que lidam com alto volume de contratos. Os principais benefícios incluem:
Mais rapidez no fechamento de contratos → Processos que antes levavam dias podem ser concluídos em horas, reduzindo o tempo de ciclo contratual.
Mais transparência e rastreabilidade → Cada etapa do contrato pode ser monitorada em tempo real, garantindo maior controle sobre prazos e aprovações.
Menos erros e retrabalho → A automação reduz a dependência de processos manuais e minimiza falhas humanas na revisão e no envio de documentos.
Alertas automáticos de prazos → Evita esquecimentos e renovações automáticas não planejadas, garantindo maior controle sobre as obrigações contratuais.
Maior controle e visibilidade → Com dashboards interativos e relatórios, gestores conseguem visualizar rapidamente quantos contratos estão em andamento, em revisão ou aguardando aprovação.
Conclusão
A gestão de contratos exige organização, controle e eficiência. Um workflow bem estruturado reduz custos, melhora a produtividade e elimina burocracias desnecessárias.
Se sua empresa ainda gerencia contratos de forma manual, é hora de evoluir. Com um software de automação de fluxos contratuais como o da Contraktor, é possível garantir mais agilidade, segurança e rastreabilidade no ciclo de vida dos contratos.
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