Gerenciar contratos dentro de uma empresa pode ser uma tarefa desafiadora. Acompanhar cada etapa do processo, garantir que prazos sejam cumpridos e manter todas as partes informadas sem um sistema claro pode gerar atrasos, retrabalho e prejuízo tanto de tempo como de dinheiro. Muitas vezes, as informações estão fragmentadas em e-mails, planilhas ou sistemas pouco integrados, dificultando a visibilidade e a tomada de decisão.
Nesse cenário, a Gestão à Vista se torna uma estratégia poderosa para transformar a maneira como contratos são administrados. Ao trazer transparência e visibilidade, essa abordagem facilita o acompanhamento das etapas contratuais, melhora a comunicação entre as equipes e permite uma tomada de decisão mais rápida e eficiente.
Neste artigo, vamos explorar o conceito de Gestão à Vista, exemplos práticos de como ela pode ser aplicada na gestão de contratos e como a tecnologia pode potencializar seus benefícios.
O que é Gestão à Vista?
A Gestão à Vista é um método baseado na transparência e na comunicação visual, permitindo que as informações essenciais de um processo estejam sempre acessíveis para os envolvidos. Em vez de depender de relatórios extensos ou reuniões constantes para atualizar o status de atividades, a Gestão à Vista coloca os dados mais importantes à disposição em tempo real, garantindo que qualquer pessoa possa entender rapidamente o que está acontecendo.
Essa abordagem começou a ser amplamente utilizada na indústria e no Lean Manufacturing, onde painéis visuais ajudam a acompanhar a produção e identificar gargalos. No entanto, seu impacto vai muito além do setor industrial. Empresas de todos os segmentos podem adotar a Gestão à Vista para otimizar processos internos e melhorar a eficiência operacional, especialmente na gestão de contratos, onde a falta de visibilidade pode gerar problemas financeiros e operacionais significativos.
Ao adotar essa metodologia, a empresa passa a trabalhar de forma mais estratégica e menos reativa, garantindo que todos os envolvidos tenham clareza sobre o fluxo contratual, responsabilidades e prazos.
Exemplos práticos de Gestão à Vista na gestão de contratos
A Gestão à Vista pode ser aplicada de várias formas dentro de uma empresa, dependendo da necessidade e do tipo de contrato gerenciado. Algumas das abordagens mais eficazes incluem o uso de KPIs, painéis Kanban e dashboards interativos, que permitem visualizar dados e acompanhar a evolução dos contratos de maneira clara e objetiva.
Uso de KPIs para monitoramento de contratos
Muitas empresas enfrentam dificuldades em medir a eficiência da sua gestão contratual. Sem métricas bem definidas, fica impossível saber onde estão os gargalos e quais processos precisam ser otimizados. Os KPIs (Key Performance Indicators) são uma excelente forma de tornar a gestão de contratos mais mensurável e estratégica.
Indicadores de desempenho, como tempo médio de aprovação de contratos, percentual de contratos vencidos sem renovação ou número de contratos fechados no período podem fornecer insights valiosos sobre o desempenho do setor. Empresas que utilizam KPIs visíveis e atualizados em tempo real conseguem identificar problemas com antecedência e agir proativamente para solucioná-los.
Monitor de tarefas e solicitações
Conseguir medir a quantidade de solicitações recebidas pode ser um grande diferencial para departamentos com alta sobrecarga, auxiliando a identificação de gargalos ou a demonstração de performance do time. Já o monitoramento de tarefas permite centralizar a ocorrência de tarefas abertas e monitorar prazos e responsáveis.
Painéis Kanban para fluxo de contratos
Outro exemplo prático de Gestão à Vista é o uso de quadros Kanban, uma metodologia visual que organiza processos em diferentes etapas. Em vez de depender de e-mails soltos ou documentos espalhados, o fluxo de cada contrato pode ser acompanhado de forma estruturada, desde a criação e revisão até a assinatura e arquivamento.
Esse tipo de abordagem evita atrasos e permite que todos os envolvidos saibam exatamente onde cada contrato está no processo, reduzindo falhas de comunicação e tornando a gestão mais eficiente.
Dashboards para controle de prazos e vencimentos
Uma das maiores dores na gestão de contratos é o esquecimento de prazos importantes. Quando não há um sistema eficiente de acompanhamento, contratos podem vencer sem que a empresa perceba, resultando em prejuízos financeiros ou riscos jurídicos.
Ao utilizar dashboards interativos, é possível configurar alertas automáticos para avisar quando um contrato está próximo do vencimento ou quando um prazo precisa ser cumprido. Isso garante que o time esteja sempre um passo à frente e que todas as obrigações contratuais sejam cumpridas sem imprevistos.
Gestão à Vista como aliada na gestão de contratos
Ao aplicar a Gestão à Vista na administração de contratos, a empresa ganha mais controle, previsibilidade e eficiência. Deixar informações acessíveis e visualmente organizadas permite que gestores tomem decisões mais rápidas e embasadas, sem depender de informações dispersas ou desatualizadas.
Além disso, a transparência gerada pela Gestão à Vista reduz riscos operacionais e jurídicos, já que os contratos passam a ser monitorados de maneira ativa. Isso significa menos contratos esquecidos, menos perdas financeiras e um fluxo mais estruturado e ágil.
Outro benefício importante é a redução da burocracia. Com um sistema de visualização claro, as aprovações se tornam mais rápidas e menos dependentes de processos demorados, o que pode acelerar fechamentos de contratos e melhorar a experiência de clientes e fornecedores.
Como um software de gestão de contratos pode facilitar esse processo?
Embora a Gestão à Vista possa ser implementada manualmente, a tecnologia pode potencializar seus benefícios e tornar o fluxo contratual ainda mais eficiente. Um software de gestão de contratos (CLM) permite que todas as informações estejam disponíveis em tempo real, organizadas de forma visual e acessível para os times responsáveis.
Com uma plataforma integrada, a sua empresa pode:
- Criar dashboards interativos que mostram KPIs, status de contratos e alertas de prazos.
- Automatizar workflows, reduzindo a necessidade de acompanhamento manual.
- Rastrear contratos em tempo real, garantindo que cada etapa do fluxo seja visível para as equipes envolvidas.
- Configurar alertas automáticos, garantindo que prazos e vencimentos sejam sempre monitorados.
A união da Gestão à Vista com um software de gestão de contratos torna os processos mais fluidos, organizados e seguros, permitindo que as empresas economizem tempo e evitem falhas operacionais.
Conclusão
A Gestão à Vista é uma abordagem essencial para empresas que lidam com alto volume de contratos e precisam de mais transparência, organização e controle. Ao utilizar ferramentas visuais para acompanhar cada etapa do fluxo contratual, é possível reduzir erros, evitar atrasos e tomar decisões mais estratégicas.
Para empresas que desejam elevar sua eficiência operacional, a combinação entre Gestão à Vista e tecnologia pode ser o diferencial necessário para automatizar processos, melhorar a comunicação interna e evitar prejuízos.
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