Aditivo contratual: quando usar e como formalizar (passo a passo)

Ao longo dos meus anos trabalhando com gestão de contratos, percebi que um dos maiores desafios das empresas não está em elaborar o contrato inicial, mas sim em manter seus acordos vivos e ajustados às necessidades que mudam com o tempo. Essa experiência me mostrou: saber quando e como formalizar alterações é tão essencial quanto assinar o documento original. E, no contexto atual de negócios, onde agilidade e rastreabilidade fazem toda diferença, entender tudo sobre aditivar contratos torna-se algo indispensável.

Neste artigo, vou explicar de forma prática quando é realmente necessário formalizar ajustes contratuais, quais são os riscos de não seguir um procedimento adequado e, principalmente, trazer um passo a passo completo focado na realidade corporativa. Compartilho também experiências, erros que costumam acontecer em virada de ano, diferenças entre termos parecidos, dicas de controle e, claro, como ferramentas digitais como a plataforma da Contraktor mudam o jogo nesse cenário.

Alterou o prazo, o valor, o escopo ou cláusulas? Atenção: é hora de pensar no aditivo.

Quando um aditivo no contrato se faz necessário?

Na prática, o contrato é feito para durar um tempo, mas o negócio é vivo. Prever absolutamente tudo, desde preço até prazos, é quase impossível em contratos mais complexos. Com o tempo, as necessidades mudam. A experiência me mostra que o mais comum é surgir a necessidade de ajustes pontuais, e é ai que entra o aditivo. Mas quando exatamente utilizar?

Leia também: 10 estágios do gerenciamento do ciclo de vida do contrato

Alterando prazos e datas de execução

Imagine uma obra cujo cronograma atrasou por causa de chuvas inesperadas. Ou então, um fornecedor entregando matéria-prima com atraso por problemas em sua cadeia. Situações corriqueiras. O contrato que previa um prazo fixo agora precisa ser estendido para manter todos protegidos legalmente.

O ajuste formal da nova data ocorre por meio do aditivo. Sem esse documento, continuaria valendo o prazo original, potencializando o risco de multa, quebra de contrato e discussões futuras. E, em auditorias, a empresa correria sério risco de penalizações por falta de formalização adequada.

Atualização ou mudança de valores

Variações cambiais, inflação, reajustes negociados. Todo contrato pode precisar de atualização de valor em algum momento. Importante: só dá para fazer esse ajuste se houver previsão contratual ou se ambas as partes concordarem oficialmente. Na minha experiência, não formalizar essa alteração é comprar uma dor de cabeça difícil de resolver depois.

Mudanças no escopo do projeto

No mundo corporativo, o escopo muda. Novos recursos ou entregáveis, tecnologias diferentes, mudanças legislativas que afetam o objeto contratado. Qualquer ajuste estratégico no escopo do trabalho ou do serviço contratado merece registro formal. É mais do que uma obrigação: é uma proteção para todos. O aditivo captura essa mudança, detalhando o que sai, o que entra, o que permanece igual.

Revisão de cláusulas específicas

Alguns contratos focam muito em detalhes e cláusulas como confidencialidade, não concorrência, multas, entre outras. Pode ser necessário flexibilizar ou restringir esses pontos ao longo da relação comercial. Sempre que isso acontece, é obrigatório usar o aditivo para documentar o novo acordo.

• Prolongamento de prazo para entrega ou execução de serviços.
• Redefinição do valor a ser pago (reajuste, descontos, acréscimos etc.).
• Ajuste do escopo, excluindo ou inserindo novos itens.
• Alteração de cláusulas operacionais, formatação de pagamento, prazos de garantia.
• Inserção ou exclusão de obrigações específicas de qualquer uma das partes.

Essas ocasiões exigem formalização para evitar versões diferentes do que ficou combinado, retrabalho ou, no limite, litígios.

Se quiser conferir dicas sobre como elaborar contratos que já prevejam possibilidades de reajustes e ajustes, recomendo a leitura do artigo 5 dicas sobre a elaboração de contratos.

Quando um aditivo se torna risco para a empresa?

A necessidade do aditivo é clara. Mas nem sempre sua execução é feita de forma segura. Em minhas consultorias, pude ver empresas com danos financeiros enormes associados a controles frágeis das alterações contratuais. Os principais riscos que observo são:

Mudanças mal registradas

Fazer combinações por e-mail, WhatsApp ou verbalmente, sem oficializar em documento próprio, pode gerar grandes transtornos. O aditivo só tem valor se for assinado formalmente por todas as partes envolvidas e anexado ao contrato original. Todo ajuste informal abre margem para dúvidas, interpretações dúbias e, pior, demandas judiciais inesperadas.

Falta de aprovação das áreas certas

Já presenciei situações em que o responsável pelo contrato, no desespero pelo andamento, faz o aditivo sem consultar o financeiro, sem o OK do jurídico, ou sem ciência de quem aprova compras. O resultado costuma ser retrabalho, incompatibilidade de fluxos internos e risco de descumprir políticas da própria empresa.

Esse risco aumenta muito em grandes organizações, especialmente quando não há uma plataforma central para gerenciar esse fluxo. Aqui, ferramentas digitais como Contraktor fazem toda diferença para garantir que todos os stakeholders participem, aprovem e assinem digitalmente, reduzindo falhas humanas.

Versões conflitantes dos documentos

Na pressa por resolver ajustes, é comum gerar múltiplas versões de aditivos, cada uma salva em uma máquina, e-mails diferentes circulando, cópias impressas desatualizadas. Isso já foi responsável por anos de prejuízos em empresas onde atuei, especialmente quando ocorria disputa sobre qual versão “valia” na disputa judicial.Ter um único repositório, com controle claro do histórico, rastreabilidade e versão, não é só tranquilidade: é necessidade.

Insegurança jurídica e perda de validade

Um aditivo sem forma adequada (assinaturas, datas, definição de vigência e anexação ao contrato original) pode ser contestado e até anulado. Por isso, seguir os passos corretos protege a saúde empresarial e evita demandas longas e custos inesperados.

Qual a diferença entre aditivo contratual e adendo?

É comum ver pessoas confundindo esses dois termos, e eu já presenciei confusões que quase resultaram em problemas jurídicos sérios. Na prática do dia a dia, há diferença, e entender isso pode te poupar desgastes.

Aditivo serve para alterar pontos do contrato original: prazo, valor, escopo ou qualquer cláusula relevante.

Adendo, por outro lado, tem o objetivo de acrescentar informações ou anexos complementares, mas sem alterar o que já está pactuado.

Ou seja, enquanto o aditivo é uma modificação, o adendo é um complemento. Um exemplo: adicionar um novo quadro de atividades como anexo, descrevendo algo que o contrato prevê mas não detalha, é um adendo. Agora, se for para mudar, excluir ou substituir parte do texto do contrato, o instrumento adequado é o aditivo.

Alterou algo do contrato? Use o aditivo. Complementou sem modificar? É um adendo.

Passo a passo para criar, revisar, aprovar e formalizar um aditivo

Um processo bem feito evita perda de tempo e dores de cabeça. Compartilho a seguir o passo a passo que construí em anos de experiência, pensando sempre na realidade das empresas brasileiras, onde várias áreas participam e as etapas precisam ser claras.

1. Identificação da necessidade

O pedido de alteração deve partir de quem detectou a necessidade – seja jurídico, compras, financeiro ou operações. É importante deixar claro o motivo: atraso, reajuste, novo escopo, entre outros. O mais simples possível, evitando justificativas genéricas.

• Reúna informações sobre o motivo da alteração.
• Cheque se há permissão no contrato para o ajuste pretendido.
• Levante quais áreas da empresa devem ser envolvidas.

2. Elaboração do texto do aditivo

Criar o documento com a descrição clara e objetiva do que será alterado, excluído ou acrescido. Sempre usando linguagem simples, direta, sem espaço para dúvidas.

• Detalhe quais cláusulas serão alteradas, copiando o texto original e mostrando a nova redação.
• Se for acréscimo: explicite os novos itens inseridos.
• Indique claramente o que permanece igual, para evitar dubiedade.
• Inclua prazo de vigência da alteração, se aplicável.
• Cole, se possível, o trecho exato do contrato que está sendo impactado.

Se ainda não está claro para você como fazer bons contratos com previsões desse tipo, recomendo ler o conteúdo sobre como fazer um contrato.

3. Revisão pelas áreas envolvidas

Nunca finalize o documento sozinho. Recomendo sempre: jurídico faz leitura formal, compras avalia impactos em fornecedores, financeiro analisa valores, operações cuida da viabilidade prática.

No mínimo, três pessoas de setores diferentes devem revisar, evidenciando análise e aprovação em histórico.

4. Aprovação formal

Solicite aprovações formais no sistema utilizado pela empresa (no caso, o Contraktor pode ser integrado e agilizar este processo), incluindo manifestação dos setores relevantes e autoridades responsáveis pela assinatura.

5. Assinatura de todas as partes

• Certifique-se de que todos os assinantes previstos no contrato inicial também assinem o aditivo.
• Verifique se o instrumento de assinatura (digital ou manual) é aceito legalmente.
• O documento assinado passa a integrar o contrato original, sendo inseparável dele.

6. Armazenamento, histórico e rastreabilidade

Arquive o aditivo anexando ao contrato original em ambiente controlado, preferencialmente em plataforma de gestão de contratos. Sempre defenda uma solução digital, que permita:

• Manter histórico de todas as versões dos documentos.
• Registrar data, autoria, revisões e aprovações.
• Permitir resgate ágil para fins de auditoria interna e revisão jurídica.

No artigo sobre gestão de contratos há mais detalhes sobre como manter tudo sob controle.

Passo a passo resumido, do pedido à assinatura:

1. Identificar e justificar a necessidade.
2. Redigir o aditivo detalhando as alterações.
3. Revisar com áreas impactadas (jurídico, compras, financeiro e operações).
4. Solicitar aprovações formais no sistema.
5. Colher assinaturas; preferir assinatura digital validada.
6. Anexar ao contrato original em ambiente seguro, centralizado e rastreável.

Erros comuns em virada de ano e como evitar

O fim e começo de ano são períodos de maior troca de aditivos, seja por conta de renovação de contratos, mudanças em escopos devido a revisões orçamentárias ou troca de fornecedores. Já vi departamentos se perderem por falta de controle e, ao longo do tempo, essas situações começaram a se repetir:

Mudança de orçamento sem formalização

Empresas costumam aproveitar o novo exercício para renegociar valores. Mas esquecem de registrar oficialmente, o que resulta em cobranças ou pagamentos divergentes. Já presenciei auditorias internas barrando processos inteiros pelo simples fato do financeiro não conseguir provar as novas condições diante da ausência de aditivo assinado.

Troca de fornecedor sem atualização contratual

Se você altera o fornecedor, precisa formalizar esse ajuste por escrito. Caso contrário, antigas obrigações ou exposições a multas podem permanecer ativas, causando conflito até mesmo judicial.

Ajuste de escopo “por acordo verbal”

Em clima de pressa e última hora, nem sempre ocorrências são registradas com o cuidado que deveriam. Já vi equipes operarem por meses seguidos na confiança verbal, apenas para descobrir depois que perderam respaldo legal e tiveram entregas contestadas pelo cliente ou fornecedor.

Fim de ano não é desculpa para pular a formalização.

Como evitar esses erros?

• Crie calendário de revisão contratual para os meses críticos (dezembro, janeiro).
• Estabeleça procedimento padrão para registros e aprovações em sistema centralizado.
• Oriente as áreas sobre a diferença entre acordo operacional e documento formal.
• Garanta backup digital de todas as versões e aprovações.

Essa mudança cultural, com respaldo tecnológico, evita desgastes, e protege sua empresa de problemas no futuro.

Boas práticas: controle de versões, histórico e rastreabilidade

Uma das maiores lições que aprendi foi a importância do controle de versões. Acredite: já vivi situações em que duas áreas discutiam com base em versões diferentes do mesmo contrato, gerando confusão e prejuízos. Para manter a ordem e a segurança jurídica, sugiro as seguintes práticas:

• Mantenha um repositório central de todos os documentos relacionados, sempre atualizado.
• Numere todos os aditivos sequencialmente (“Primeiro Aditivo”, “Segundo Aditivo” e assim por diante), evitando perda de controle.
• Inclua referência explícita ao contrato original no início do aditivo, facilitando rastreabilidade e auditoria.
• Utilize campos para autor, setor responsável, datas de criação, revisão e aprovação.
• Adote plataformas que oferecem logs de alteração e campos obrigatórios para assinatura de todas as partes.
• Refaça a revisão do contrato inteiro após cada aditivo, verificando coerência das condições e datas.
• Em casos de litígio, sempre apresente histórico completo, que pode ser facilmente extraído de uma plataforma digital como a Contraktor.

Controle digital e histórico automatizado: ganhos práticos

Quando lidava apenas com versões impressas, era um verdadeiro desafio resgatar histórico de alterações ou provar autoria. Hoje, plataformas como Contraktor permitem:

• Acesso rápido e seguro aos documentos desde o contrato original até o último aditivo.
• Visualização clara da linha do tempo de revisões, com versões sinalizadas automaticamente.
• Automatização de notificações e lembretes para revisões, assinaturas e renovações.
• Proteção contra perda de documentos, pois tudo fica armazenado em nuvem protegida.

Controle digital: o histórico exato de todas as alterações contratuais sempre à mão.

Como plataformas digitais e assinatura eletrônica revolucionam a gestão de aditivos

No passado, a burocracia era o maior impeditivo de bons controles contratuais. Circular aditivo para assinatura entre áreas geograficamente distantes, esperar retorno por correios ou motoboy, acompanhar pilhas de papel se perdendo pelo caminho.

Hoje, as plataformas digitais como a solução CLM da Contraktor mudaram esse cenário, simplificando etapas e trazendo benefícios marcantes:

• Centralizam contratos, aditivos, aprovações e históricos num único ambiente seguro e online.
• Possibilitam colaboração em tempo real entre jurídico, finanças, compras e operações.
• Garantem validade legal, usando assinatura eletrônica com rastreio de IP, data/hora e logs de ação.
• Facilitam auditorias, pois oferecem trilha acessível e transparente das aprovações e alterações.
• Automatizam lembretes para revisões, renovações e vencimentos contratuais futuros.
• Evitam o erro clássico das “versões conflitantes”, pois só existe uma versão vigente acessível a todos os stakeholders.

Além desses ganhos, a integração com workflows internos e outras soluções empresariais (ERP, BI, plataformas de compras) traz velocidade e facilita conciliação de dados. O resultado? Menos tempo perdido, mais segurança, decisões mais informadas e contratos sempre à prova de falhas humanas.

Para quem deseja entender por que um contrato digital é tão útil e como implementar esse formato, recomendo o artigo contrato digital: 5 motivos para utilizar este documento na sua empresa.

Checklist final: o que revisar antes de assinar um aditivo

Em minha experiência, uma lista de verificação pequena, mas certeira, faz toda diferença para não deixar passar detalhes que, no futuro, podem virar problemas. Antes de assinar qualquer aditivo, vale revisar:

• O motivo do aditivo foi claramente detalhado?
• As condições alteradas estão explicitadas, sem espaço para dúvida?
• O texto compara o que muda e o que permanece igual?
• Todos os envolvidos (jurídico, financeiro, compras, operações) revisaram o documento?
• A aprovação foi formalizada, com registro em sistema?
• Todos os signatários estão cientes e assinaram?
• A vigência do novo ajuste está correta e clara?
• O aditivo está numerado corretamente e anexo ao contrato original?
• Plataforma digital segura e histórica está sendo utilizada?
• Existe cópia/backup digital em ambiente centralizado para futura consulta?

Se todas as respostas forem sim, você está pronto para formalizar sua alteração contratual com tranquilidade.

Conclusão

Ter um contrato bem redigido é realmente só o primeiro passo. Garantir que as mudanças ao longo da execução sejam registradas corretamente preserva relações, protege sua empresa de disputas e dá conforto para inovar e crescer, sabendo que tudo está documentado. A rotina de negócios é viva: preços mudam, prazos esticam, escopos se adaptam. O segredo está em ter procedimentos simples aliados a recursos digitais inteligentes, como os da Contraktor, que permitem amarrar todos esses pontos com segurança, do início ao fim da vida útil dos contratos.

Se você deseja transformar a cultura de controle contratual da sua empresa com mais transparência, agilidade e segurança, é hora de conhecer a plataforma Contraktor e experimentar uma nova era na administração de contratos digitais. Simplifique, centralize e modernize agora mesmo o seu fluxo de aditivos e garanta tranquilidade em cada ajuste!

Perguntas frequentes sobre aditivo contratual