A ineficiência e os riscos da gestão documental manual são desafios que podem gerar altos custos operacionais e jurídicos para qualquer empresa. A solução está na adoção estratégica da plataforma ideal de gerenciamento de contratos (CLM). Este guia completo foi elaborado para simplificar sua decisão, apresentando os 6 passos essenciais para que você selecione a melhor solução de software e garanta um investimento seguro e eficiente para o seu negócio.
O que é gerenciamento de contratos e qual sua importância estratégica?
O gerenciamento de contratos é uma etapa essencial para a segurança e eficiência operacional de qualquer empresa. Esse processo envolve a criação, negociação, aprovação e execução de contratos, garantindo que todas as partes cumpram suas obrigações de maneira organizada.
Quando feito manualmente, a gestão de contratos pode ser trabalhosa, sujeita a erros e demorada. Por isso, cada vez mais empresas estão adotando soluções inteligentes de software de gerenciamento de contratos. Essas ferramentas automatizam tarefas críticas, como a elaboração, o rastreamento e o armazenamento de documentos, tornando o processo mais ágil e eficiente.
A escolha de uma plataforma de gerenciamento de contratos (CLM) é uma decisão estratégica para qualquer empresa que queira eliminar erros, reduzir custos e aumentar a conformidade legal. Com tantas opções no mercado, saber qual é a melhor solução de gerenciamento de contratos é o primeiro passo para o sucesso.
Mas como escolher a solução ideal para o seu negócio? Neste artigo, vamos abordar os principais critérios para selecionar um software de gestão de contratos e garantir que sua empresa faça um investimento estratégico.
Como escolher a melhor solução de gerenciamento de contratos: 5 passos essenciais
A escolha de uma solução de gerenciamento de contratos não pode ser aleatória. Para garantir um investimento de sucesso que atenda às necessidades do seu time jurídico, financeiro e operacional, é fundamental seguir uma metodologia clara. Detalhamos abaixo os 6 passos essenciais que sua empresa deve seguir para avaliar, comparar e selecionar a melhor plataforma de CLM do mercado:
1. Identifique as necessidades da sua gestão contratual
O primeiro passo para escolher um sistema de gerenciamento de contratos é entender as reais necessidades da sua empresa. Cada organização tem desafios diferentes quando se trata de gestão documental.
Por exemplo, empresas que lidam com um alto volume de contratos precisam de uma plataforma que suporte grandes quantidades de dados. Já aquelas que trabalham com muitas aprovações e revisões jurídicas podem precisar de funcionalidades que permitam colaboração em tempo real e rastreamento automático de alterações.
Para identificar o que sua empresa precisa, faça as seguintes perguntas:
- Onde seus contratos estão armazenados atualmente?
- Quais são os principais gargalos no seu processo de gestão contratual?
- Há dificuldades no controle de prazos e renovações?
- Quais tarefas poderiam ser automatizadas para reduzir trabalho manual?
Ao responder essas questões, você terá um diagnóstico mais claro das funcionalidades que sua empresa realmente precisa.
2. Considere seu orçamento e o retorno sobre o investimento em gerenciamento
Definir um orçamento adequado é essencial para escolher a melhor solução de gestão de contratos, mas é importante lembrar que essa decisão não deve ser baseada apenas no preço.
Optar por um software apenas porque ele é mais barato pode gerar custos ocultos, como dificuldade na implementação, falta de suporte e funcionalidades limitadas. Por outro lado, um sistema robusto pode trazer economia a longo prazo, reduzindo custos com erros manuais, cartórios, papelada e atrasos contratuais.
Além do valor do software, leve em consideração custos adicionais, como:
- Implementação e configuração da plataforma.
- Treinamento da equipe para uso eficiente.
- Suporte técnico e atualizações da ferramenta.
Pense no CLM como um investimento estratégico que vai otimizar processos, reduzir riscos e melhorar a produtividade do time.
3. Avalie recursos e funcionalidades do CLM
Depois de identificar suas necessidades e definir um orçamento, o próximo passo é avaliar as funcionalidades que cada solução oferece.
Os principais recursos que uma boa plataforma de CLM deve ter incluem:
- Criação e edição de contratos com modelos prontos e personalizáveis.
- Fluxos de aprovação automatizados, evitando atrasos.
- Assinatura eletrônica integrada, eliminando papelada.
- Controle de versões e rastreamento de alterações em tempo real.
- Armazenamento seguro e centralizado de todos os documentos.
- Alertas automáticos para prazos de vencimento e renovações.
- Relatórios e dashboards de performance contratual.
Antes de fechar contrato com qualquer fornecedor, avalie se a solução oferece esses recursos de maneira intuitiva e acessível.
4. Considere a usabilidade e experiência do usuário (UX)
De nada adianta um sistema repleto de funcionalidades se ele for difícil de usar. A interface da plataforma deve ser intuitiva, acessível e eficiente, garantindo que todas as áreas da empresa possam utilizá-la sem complicações.
Algumas questões a serem analisadas são:
- O sistema possui um design intuitivo, que facilita a navegação?
- É fácil localizar, editar e compartilhar contratos dentro da plataforma?
- O software oferece treinamentos e suporte para os usuários?
Uma plataforma simples e eficiente reduz o tempo necessário para adoção e garante que sua equipe aproveite todos os benefícios da automação contratual.
5. Avalie a segurança e conformidade na solução de gerenciamento
Gerenciar contratos envolve lidar com informações sigilosas e estratégicas, por isso, a segurança do sistema é um dos fatores mais críticos na escolha de uma solução de gerenciamento de contratos (CLM).
Ao avaliar a segurança da plataforma, verifique se ela oferece:
- Criptografia de ponta a ponta para proteção dos documentos.
- Controle de acessos e permissões para diferentes usuários.
- Armazenamento seguro na nuvem, com backups automáticos.
- Conformidade com regulamentações como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
A segurança jurídica da sua empresa depende diretamente da proteção e confidencialidade dos seus contratos.
6. Compare opções e faça um checklist
Existem diversas soluções de CLM disponíveis no mercado, cada uma com funcionalidades e diferenciais distintos. Para garantir a melhor escolha, pesquise bem antes de tomar uma decisão.
- Solicite demonstrações gratuitas para testar a usabilidade do sistema.
- Compare as funcionalidades de diferentes plataformas.
- Analise avaliações de usuários e opiniões de especialistas.
Criar um checklist pode ajudar no processo de decisão. Aqui estão alguns critérios essenciais para incluir:
- Automação de fluxos de trabalho e aprovações.
- Alertas e notificações para vencimentos e assinaturas.
- Validade jurídica e conformidade regulatória.
- Facilidade de integração com outros sistemas.
- Rastreamento de versões e auditoria de contratos.
Uma plataforma que atenda a esses requisitos certamente contribuirá para uma gestão contratual mais eficiente e segura.
Benefícios de se contratar uma solução de gerenciamento de contratos
O gerenciamento de contratos é um aspecto crítico para empresas de qualquer porte e setor. No entanto, processos manuais e baseados em papel podem tornar essa tarefa demorada, suscetível a erros e cheia de riscos legais e financeiros.
A boa notícia é que as soluções digitais de gerenciamento de contratos (CLM) oferecem inúmeros benefícios que ajudam as empresas a superar esses desafios e otimizar a gestão contratual.
Um dos principais benefícios de investir em um software de CLM é a economia de tempo e esforço. A automação permite que tarefas repetitivas – como criação, revisão, coleta de assinaturas e acompanhamento de prazos – sejam realizadas com mais eficiência. Isso reduz o trabalho manual, permitindo que os colaboradores fiquem focados em atividades mais estratégicas.
Além disso, uma solução de CLM facilita o acesso rápido às informações contratuais. Em vez de perder tempo procurando documentos em arquivos físicos ou e-mails dispersos, a equipe pode encontrar qualquer contrato em segundos, graças a um sistema centralizado e estruturado.
Mas os benefícios vão além da organização. Um CLM bem implementado também pode gerar redução de custos a longo prazo, eliminando despesas com impressões, cartórios e retrabalho.
Se sua empresa busca mais eficiência e controle sobre seus contratos, investir em uma plataforma de CLM é um passo essencial para otimizar processos e reduzir riscos operacionais.
Conheça a Contraktor
Escolher a melhor solução de gerenciamento de contratos pode parecer um desafio, mas seguir um processo estruturado facilita essa decisão. Identificar as necessidades da sua empresa, avaliar o orçamento, comparar funcionalidades, considerar a experiência do usuário e garantir a segurança e conformidade são passos fundamentais para escolher a ferramenta ideal.
A Contraktor é especialista em documentos digitais e oferece a solução completa de Gerenciamento de Contratos (CLM). Com um sistema intuitivo e seguro, sua empresa cria, administra, monitora e automatiza contratos em um único ambiente. Fale com nossos especialistas e comece a otimizar seus processos.
Além disso, a segurança é uma prioridade: todos os dados são criptografados e as informações dos usuários permanecem protegidas o tempo todo.
Perguntas frequentes sobre gerenciamento de contratos
O software CLM automatiza o ciclo de vida completo de um contrato, desde a criação e negociação até o monitoramento de prazos e o arquivamento seguro. Ele não é apenas um local de armazenamento, mas sim uma ferramenta estratégica que garante o cumprimento de obrigações e a conformidade legal.
Sim, são diferentes, embora complementares. Um GED foca principalmente no armazenamento, digitalização e organização de documentos. O CLM (Contract Lifecycle Management) é uma solução mais completa, focada no ciclo de vida específico do contrato, incluindo automação de fluxos de aprovação, alertas de vencimento e rastreamento de cláusulas, o que é fundamental para a gestão de riscos.
Sim. Soluções CLM modernas são escaláveis. Embora empresas maiores lidem com mais volume, pequenas e médias empresas (PMEs) se beneficiam imensamente da redução de erros manuais, da segurança jurídica e da agilidade nos processos, o que se traduz em economia de tempo e recursos.
O custo varia significativamente e não existe um “preço médio” fixo, pois depende do volume de contratos da sua empresa, da quantidade de usuários e das funcionalidades específicas que você precisa (como integrações e inteligência artificial). O valor deve ser visto como um investimento estratégico que evita multas e perdas financeiras futuras.
A principal vantagem é a rastreabilidade e a segurança. Enquanto e-mails e planilhas geram versões perdidas, falta de visibilidade sobre prazos e alto risco de fraude, o CLM centraliza tudo em um único ambiente criptografado, fornecendo trilhas de auditoria completas e alertas automáticos, eliminando o risco de perder dinheiro por esquecimento de renovação.