Gestão de contratos digitais: guia completo para implementar no seu negócio

Primeiramente, é preciso saber que a gestão de contratos digitais é um processo muito importante para qualquer tipo de negócio. Com a alta competitividade no mercado, a eficiência é algo a ser almejado.

O gerenciamento deste tipo de documento empresarial, tão necessário nos mais variados setores de uma empresa, possui muitos benefícios. O principal deles a desburocratização. Em um mundo que caminha para a completa digitalização dos processos, a gestão de contratos digitais é uma solução inovadora, que transforma qualquer organização com modernidade e tecnologia.

Para quem tem pressa:

A gestão de contratos digitais permite criar, assinar e gerenciar contratos 100% online, reduzindo custos em até 90% e acelerando fechamento de negócios em até 80%. No Brasil, tem plena validade jurídica através da MP 2.200-2/2001 e Lei 14.063/2020.

Os 5 pontos essenciais desse artigo:

1. O que é: Sistema digital completo para contratos com assinatura eletrônica, armazenamento em nuvem e automação de processos.

2. Principais benefícios: Redução drástica de tempo e custos, maior segurança jurídica, melhor experiência do cliente e conformidade automática com regulamentações.

3. Como implementar: Mapeamento de processos (15 dias) → Escolha da plataforma (15 dias) → Treinamento e piloto (30 dias) → Implementação completa (30 dias).

4. Investimento: Entre R$ 50 a R$ 500 por usuário/mês, com ROI típico de 300% a 500% no primeiro ano.

5. Setores que mais se beneficiam: Imobiliário, financeiro, seguros, RH, vendas B2B e tecnologia.

Próximo passo: Mapeie seus processos contratuais atuais e identifique gargalos. A implementação completa leva 90 dias e os primeiros resultados aparecem em 30 dias.

O que é gestão de contratos digitais?

Antes de mais nada, é interessante entender o que significa um contrato, em geral. Um contrato é, em suma, a formalização de um acordo entre duas ou mais partes, com descrição de termos e condições que devem ser seguidos. Além disso, é um documento que possui respaldo legal, juridicamente falando.

Um contrato digital nada mais é do que o mesmo documento tradicional que todos conhecem, porém é um documento que tramita 100% em ambiente digital. Então, a gestão de contratos digitais é a administração virtual destes documentos.

A gestão de contratos digitais possibilita que as empresas criem, executem, gerenciem, analisem e assinem seus contratos digitalmente, com mais segurança e redução de custos, já que todo o ciclo de vida do documento é completamente digital. É possível fazer esse gerenciamento através da Contraktor, por exemplo.

Nesse sentido, a otimização de processos administrativos é uma ação que estimula a produtividade de todos da equipe. A gestão de contratos digitais faz parte disso e, ao implementar esta metodologia, a empresa abre um caminho de possibilidades para tornar os negócios mais lucrativos e menos burocráticos.

Principais características da gestão digital de contratos:

• Assinatura eletrônica: Validação jurídica sem necessidade de papel
• Armazenamento centralizado: Todos os documentos em uma plataforma única
• Automação de fluxos: Processos automatizados de aprovação e renovação
• Integração com sistemas: Conexão com CRM, ERP e outras ferramentas
• Rastreabilidade completa: Histórico detalhado de todas as alterações

Vantagens da gestão de contratos digitais

Redução de custos

Por acontecer 100% no meio digital, a gestão de contratos digitais traz resultados visíveis em redução de custos. Economiza-se no transporte (motoboy, correios, etc) e, também, na impressão destes documentos, além de não precisar ir ao cartório e enfrentar filas.

Produtividade

Com o gerenciamento digital de contratos, os processos passam a ser mais ágeis e eficientes, justamente por todas as etapas serem totalmente digitais. Com isso, todos da equipe acabam tendo mais tempo para produzir em outras tarefas.

Segurança

Ao contrário do que muitos pensam, o processo online é, sim, seguro. Todo o processo de assinatura eletrônica ou digital de um documento eletrônico é amparado pela Medida Provisória 2.200-2, de 2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Como segue no Art. 1o: “Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.”

Além disso, o processo de assinatura de um contrato digital, que também é feito totalmente em ambiente virtual, é munido de segurança de alto nível. É possível garantir que as etapas serão seguras a partir de criptografia, hash de segurança, IP do dispositivo, entre outros métodos.

Acompanhamento e monitoramento 

Com o auxílio de uma plataforma de gestão de contratos como a Contraktor, é possível acompanhar facilmente todos os documentos que foram disparados para assinatura. Visualize através de filtros inteligentes quais documentos estão vigentes, quais ainda estão aguardando assinatura, quais estão com o prazo a vencer… Ou seja, torna-se mais fácil o monitoramento de todo o histórico dos contratos. Enfim, isso ajuda a empresa a prevenir gargalos nas negociações.

Organização

Você sabia que as horas perdidas procurando por documentos é o primeiro sintoma de problemas na gestão? Segundo dados de uma pesquisa feita pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos), os profissionais brasileiros perdem, em média, 2 horas diárias para encontrar documentos importantes. Isso tudo é resultado da falta de organização com esses arquivos. Então, por não precisar de espaço físico para armazenar pilhas e pilhas de documentos arquivados, a gestão de contratos digitais também resulta em mais organização para a empresa.

Por que sua empresa precisa de uma gestão eficiente de contratos?

Em primeiro lugar, o uso de recursos tecnológicos é a principal solução para desburocratizar processos em geral. A partir das vantagens já descritas, pode-se perceber que as empresas deveriam tratar a gestão de contratos digitais como prioridade. Por exemplo, toda organização busca por redução de custos, processos mais eficientes, agilidade e mais segurança, certo? Em síntese, a gestão de contratos digitais traz tudo isso para a sua rotina!

Com a implementação dos contratos digitais, a assinatura eletrônica torna-se uma ferramenta indispensável. É a partir dela que as partes poderão efetuar suas respectivas assinaturas do contrato, podendo assinar de qualquer lugar, a qualquer hora. Basta ter acesso à internet! Além disso, é a assinatura eletrônica (ou a digital) que vai conferir a validade jurídica necessária para que o documento assinado seja considerado legal.

7 passos para implementar a gestão de contratos digitais na sua empresa

1. Entenda o que é gestão de contratos e seus benefícios

A gestão de contratos digitais é a administração eficaz e correta, feita pelo meio virtual, de todas as variáveis envolvidas em uma contratação. Pois esse processo acompanha todo o ciclo de vida de cada documento. Desde sua criação até o término de sua vigência ou renovação.

2. Conscientização do fluxo de contratação

Antes de adotar um método ou sistema de gestão de contratos, é importante entender que o fluxo de contratos nada mais é que um processo de negócios. Ou seja, uma receita com várias etapas que irão garantir que uma contratação seja formalizada. E gerenciada de acordo com as necessidades da empresa.

É essencial que os gestores da empresa que interagem com contratos (comercial, compras, financeiro, jurídico) possam visualizar como está desenhado hoje o fluxo de contratação conforme os tipos de negócios realizados pela empresa. Geralmente o fluxo apresenta diferenças por tipo de contrato. Ex: clientes ou fornecedores, baixa alçada ou alta alçada, etc.

A  medida que é feita a implementação (treinamento dos colaboradores e configurações iniciais da plataforma), é importante garantir que cada colaborador entenda por que a plataforma está sendo implementada. E como melhor utilizá-la. Essas diretrizes ajudam a evitar dúvidas e obstáculos futuros.

As equipes também devem ter permissões de acesso com base em suas funções (controle de acesso horizontal) e hierarquia (controle de acesso vertical).

3. Adapte-se ao processo digital

Basicamente a transformação digital irá adaptar tarefas físicas e manuais para ambientes eletrônicos. Com automação e registro de dados. Isso tudo envolve mudanças culturais. E para evitar choques de cultura uma abordagem de soft landing é recomendada.

Uma vez concluído o período inicial de implementação e adaptação, tornar-se digital certamente aumentará sua eficiência. Mas é importante acompanhar as métricas do seu fluxo de contratos. A capacidade de capturar, armazenar, monitorar e acessar informações aumentou a velocidade e os resultados? Uma plataforma deve agilizar os processos, e não deixar tudo mais difícil.

Parte da implementação é observar o que funciona, o que não funciona, e assim, adaptar-se e trabalhar da melhor forma.

4. Adote o uso de assinatura eletrônica ou digital.

Com a modernização dos negócios, as transações em papel provavelmente serão eliminadas. Um dos maiores pontos positivos da gestão de contratos é a capacidade de oferecer assinaturas eletrônicas/digitais.

O contrato eletrônico (nativo digital) é muito mais eficiente e seguro que um documento físico.  Contratos digitais são protegidos por recursos como criptografia, histórico de atividades, rastreamento, backups automáticos e armazenagem em nuvem privada.

Em muitos casos, não faz sentido perder produtividade com correios, cartórios e armazenagem de documentos físicos.

Clique AQUI e saiba mais sobre assinatura eletrônica e assinatura digital.

5. Otimização e evolução contínuas.  

Um processo de gestão de contratos deve crescer com uma organização, e não limitar seu crescimento. Portanto, não há sentido em implementar uma plataforma de gerenciamento que não seja útil para as necessidades de sua empresa quando sua operação dobrar de tamanho ou aumentar em 100x.

As ferramentas escolhidas devem evoluir de maneira contínua (produto e tecnologia) e permitir rodar uma operação de crescimento exponencial.

6. Obtenha feedback do cliente ou parceiro.

A perspectiva dos stakeholders que fazem negócio com sua empresa (clientes, fornecedores e parceiros em geral) é essencial no processo de gerenciamento dos contratos. Estimule-os constantemente a expressar sua opinião e experiência com o processo.  Análise crítica e melhoria contínua devem ser o foco dos gestores de contratos.

Dentro da Contraktor sempre repetimos uma expressão: “Por enquanto algumas pessoas ou empresas tentam evitar assinar um documento de forma eletrônica (por mero desconhecimento), mas muito em breve seus clientes e fornecedores irão lhe questionar – “Sério mesmo que eu terei que assinar este contrato em papel?”. 

7. Como escolher a plataforma ideal para gestão de contratos digitais?

O monitoramento do fluxo de contratação também fica mais confiável quando um bom software é utilizado. Mesmo com uma rotina bem disciplinada de monitoramento dos contratos (com planilhas, e-mails, agendas etc…), são muitas as variáveis que aumentam o risco quando esse trabalho não é feito com o auxílio de uma plataforma digital.

Como em qualquer tipo de gestão de documentos e processos, a gestão de contratos fica imensamente mais ágil, prática e confiável quando uma plataforma especializada automatiza boa parte do trabalho e garante a medição, o rastreamento e a obtenção de indicadores de produtividade.

A plataforma Contraktor é a principal ferramenta de gestão de contratos do mercado hoje e vem revolucionando a gestão de grandes empresas brasileiras.

Este guia foi elaborado com base nas melhores práticas de mercado e regulamentações brasileiras vigentes. Para implementação específica, consulte especialistas em transformação digital e jurídica.