Gestão de contratos: o que é, como funciona e guia completo 2026

A gestão de contratos é o processo de administrar todo o ciclo de vida dos contratos da sua empresa. Na prática, ela garante que prazos, valores, renovações, reajustes e obrigações de cada parte sejam cumpridos sem surpresa.

Tradicionalmente, os acordos eram tratados em papel, consumindo tempo, recursos financeiros e espaço físico. Com o avanço da tecnologia, surgiu uma solução mais eficiente: a gestão de contratos digitais, que substitui processos manuais por fluxos automatizados, seguros e rastreáveis.

Quando essa gestão é bem feita, a empresa reduz riscos de compliance, evita multas e perdas financeiras e ganha previsibilidade. Já quando é feita de forma manual e desorganizada, contratos vencem sem ninguém perceber, renovações automáticas passam batido e oportunidades ficam pelo caminho.

Para empresas no Brasil, a gestão eficiente é crucial, dada a complexidade regulatória, como a exigência de fiscalização imposta por legislações importantes como a Nova Lei de Licitações.

Neste guia completo de gestão de contratos, você vai entender:

• O que é gestão de contratos
• Por que ela é tão importante para os resultados da sua empresa
• Vantagens da gestão de contratos digitais
• Quais são as etapas do ciclo de vida dos contratos (CLM – Contract Lifecycle Management)
• Boas práticas para implementar uma gestão de contratos eficiente na sua operação

O que é gestão de contratos (e por que sua empresa precisa dela)?

A gestão de contratos é um processo contínuo de planejamento, execução e análise de contratos. Envolve definir escopo, negociar cláusulas, assinar eletronicamente, monitorar compliance e mitigar riscos financeiros e jurídicos. Ao transformar contratos em ativos estratégicos, a gestão eficiente maximiza o valor de cada acordo e garante conformidade.

Para entender a fundo a tecnologia por trás disso, veja nosso guia de CLM.

Gestão de contratos digitais: como empresas estão substituindo o papel pela tecnologia

A gestão de contratos digitais transformou a forma como empresas lidam com documentos e acordos comerciais. Ao substituir contratos em papel por versões eletrônicas, as organizações ganharam mais agilidade, controle e segurança da informação, além de reduzir custos operacionais.

Os contratos digitais são documentos eletrônicos com validade jurídica, assinados por meio de tecnologias seguras de assinatura eletrônica e armazenados em nuvem. Essa evolução eliminou a necessidade de impressão, transporte físico e arquivos manuais, tornando o processo contratual mais eficiente e confiável.

Um dos principais ganhos está na agilidade da assinatura. Em vez de esperar envios físicos e assinaturas manuais, as partes podem formalizar acordos em poucos minutos, de qualquer lugar, acelerando negociações e evitando atrasos desnecessários.

Além da velocidade, a gestão de contratos digitais oferece mais controle e visibilidade. Com plataformas especializadas, as empresas conseguem acompanhar o status de cada contrato, monitorar prazos, configurar alertas automáticos e garantir o cumprimento das obrigações contratuais.

Ao adotar contratos digitais, a empresa não apenas moderniza seus processos, mas também passa a tratar seus contratos como ativos estratégicos do negócio.

“A companhia que deixa os papéis para trás e abraça o virtual está economizando cerca de 10% da receita de sua empresa.” (IACCM – The International Association for Contract & Commercial Management)

Outro benefício relevante é o impacto ambiental. Ao reduzir drasticamente o uso de papel, a digitalização dos contratos contribui para práticas mais sustentáveis, alinhadas a iniciativas de ESG e responsabilidade corporativa.

Com a digitalização, os contratos podem ser acessados a qualquer momento e de qualquer lugar, por meio de softwares de gestão de contratos. Isso torna o fluxo de trabalho mais rápido, seguro e integrado, permitindo criar, revisar e assinar contratos com muito mais eficiência.

Abaixo, veja um vídeo explicativo sobre a validade jurídica dos contratos digitais no Brasil, um dos pontos que mais gera dúvidas entre gestores. Neste conteúdo, entendemos como funcionam as assinaturas eletrônicas e o respaldo legal das versões digitais dos contratos.

A importância da gestão de contratos eficiente para a sua empresa

A gestão de contratos é um pilar operacional para qualquer empresa: ela garante que obrigações, prazos, valores, reajustes e entregas sejam cumpridos com controle e previsibilidade. Sem uma gestão estruturada, outras áreas acabam sofrendo (jurídico, financeiro, compras e comercial) e os riscos aparecem em cadeia, muitas vezes tarde demais.

Quando os contratos estão bem administrados, a empresa ganha clareza sobre responsabilidades, reduz conflitos e fortalece relações com fornecedores e clientes. Já contratos mal redigidos, incompletos ou desatualizados aumentam o risco de prejuízos, litígios e danos à reputação.

Além disso, muitos setores exigem conformidade com políticas internas e regulamentações externas. Uma gestão de contratos eficiente facilita auditoria, rastreabilidade e compliance, reduzindo a chance de penalidades e ajudando a empresa a agir de forma preventiva.

No financeiro, o impacto é direto: contratos mal gerenciados podem gerar pagamentos duplicados, cobranças incorretas e atrasos. Com uma boa gestão, fica mais fácil monitorar prazos, reajustes, renovações e cláusulas ligadas a pagamento, garantindo controle e governança.

É aqui que entram os softwares de gestão de contratos: eles centralizam documentos, automatizam fluxos de aprovação, criam alertas e registram histórico de alterações, reduzindo trabalho manual e aumentando a segurança. Na prática, empresas que digitalizam e padronizam a gestão contratual executam mais rápido, erram menos e conseguem escalar.

Abaixo, veja um vídeo rápido explicando como a gestão de contratos online funciona na prática e por que ela ajuda a reduzir riscos, dar visibilidade e evitar retrabalho no dia a dia.

Vantagens da gestão de contratos digitais para empresas

A gestão de contratos digitais melhora eficiência, reduz riscos e dá mais controle sobre todo o ciclo contratual. Em vez de documentos espalhados, versões perdidas e prazos esquecidos, a empresa passa a trabalhar com contratos centralizados, processos padronizados e indicadores claros.

Maior eficiência operacional

Com a gestão de contratos digitais, tarefas que antes dependiam de papel e busca manual passam a seguir um fluxo rápido e rastreável. É possível criar, revisar, aprovar, assinar e armazenar contratos em um único ambiente, reduzindo tempo de ciclo e retrabalho.

Conformidade com regulamentações

Plataformas digitais ajudam a manter conformidade porque registram aprovações, versões e trilha de auditoria, além de permitir controle de acesso. Isso facilita auditorias e reduz riscos em setores regulados.

Outro ganho é a agilidade: quando regras mudam, atualizar modelos e revisar contratos fica mais rápido, sem depender de processos manuais.

Acesso rápido e fácil aos contratos

Os contratos ficam em um repositório centralizado e pesquisável, acessível de qualquer lugar. Isso acelera consultas, reduz dependência entre áreas e facilita colaboração entre jurídico, financeiro, compras e comercial.

Aumento da visibilidade e controle

A gestão de contratos digitais dá visão sobre status, prazos de vencimento, renovações, reajustes e obrigações. Com isso, a empresa planeja melhor, evita surpresas e consegue antecipar riscos com base em dados.

Redução de riscos e prevenção de perdas

Com fluxos de aprovação, alertas e versionamento, a empresa reduz risco de cláusulas ambíguas, omissões, assinaturas fora de ordem e prazos perdidos. Na prática, isso evita multas, renovações automáticas indesejadas e falhas que viram prejuízo.

Colaboração e comunicação aprimoradas

Com comentários, revisões e aprovações no próprio documento, as equipes reduzem dependência de e-mails e planilhas paralelas. Isso acelera negociações e melhora a qualidade final do contrato, com menos ruído entre áreas.

Proteção de dados e segurança

Plataformas especializadas oferecem criptografia, controle de acesso e trilha de auditoria. Isso reduz risco de vazamento, facilita investigações internas e comprova histórico de alterações quando necessário.

Redução do tempo e de despesas

Ao eliminar impressão, envio e armazenamento físico, a empresa reduz custos operacionais. Com automação de etapas repetitivas, o time ganha produtividade e diminui o tempo necessário para fechar acordos.

Relatórios e resultados sempre à mão

Mais um benefício importante da gestão de contratos digitais é o acesso fácil e rápido a relatórios e resultados relacionados aos contratos. Com a utilização de plataformas especializadas, é possível extrair informações valiosas sobre o desempenho dos contratos, como métricas de prazos de entrega, renovações, pagamentos e cláusulas mais utilizadas.

Esses relatórios fornecem insights estratégicos que auxiliam na tomada de decisões informadas. Além disso, a capacidade de gerar relatórios personalizados permite que as empresas monitorem o desempenho dos contratos em tempo real, identificando possíveis áreas de melhoria e oportunidades de otimização. Com os relatórios e resultados sempre à mão, as empresas podem tomar medidas proativas para maximizar o valor dos contratos e impulsionar sua competência.

Integração com outras ferramentas e sistemas

Ter sistemas integrados facilita muito quando falamos de otimização e praticidade. As plataformas de gestão de contratos digitais podem ser integradas a outras ferramentas e utilizadas pelas empresas, como sistemas de CRM (gestão de relacionamento com o cliente), ERP (sistema integrado de gestão empresarial) e de gestão de projetos. Isso evita retrabalho e duplicidade de dados. Por exemplo: dados do cliente podem preencher automaticamente contratos, acelerando criação e reduzindo erros.

Sustentabilidade empresarial

Ao reduzir o uso de papel e transporte físico, a gestão de contratos digitais diminui desperdícios e contribui para iniciativas de sustentabilidade e ESG, sem perder controle e segurança.

Ao adotar a gestão de contratos digitais, as empresas podem eliminar o uso excessivo de papel, reduzindo significativamente sua pegada de carbono.

Afinal, a produção de papel consome recursos naturais, como água e energia, além de contribuir para o desmatamento. Ao contrário dos contratos físicos, que exigem cópias impressas, arquivamento em pastas e transporte físico, os contratos digitais são armazenados eletronicamente, eliminando a necessidade de impressões desnecessárias e reduzindo o desperdício.

Com esses ganhos, fica claro por que empresas estão evoluindo para um modelo mais estruturado de gestão: o CLM (Contract Lifecycle Management), que organiza as etapas do contrato do início ao fim.

Ciclo de Vida do Contrato (CLM): etapas essenciais da gestão de contratos

O CLM (Contract Lifecycle Management) é a abordagem que organiza e padroniza todas as fases de um contrato, do pedido inicial até a renovação ou encerramento. Na prática, ele funciona como um “fluxo” de gestão de contratos, com etapas claras, responsáveis definidos e rastreabilidade.

Quando o CLM é bem aplicado, a empresa ganha eficiência, reduz riscos (jurídicos e financeiros) e melhora a conformidade com políticas internas e exigências regulatórias. A seguir, veja as etapas essenciais do ciclo de vida do contrato.

1. Solicitação de informações

Nesta etapa, a empresa coleta dados essenciais das partes (cadastro, escopo, condições comerciais e requisitos legais) para iniciar a elaboração do contrato. O ideal é centralizar essas informações e garantir controle de acesso para proteger dados sensíveis.

2. Criação do contrato

Aqui o contrato é redigido com base em modelos aprovados, definindo escopo, prazos, valores, entregas, obrigações e penalidades. Cláusulas claras e padronização reduzem ambiguidades e aceleram as próximas fases.

3. Negociação

As partes revisam o documento, propõem ajustes e chegam a um acordo final. É importante registrar alterações, manter histórico de versões e envolver os responsáveis certos (jurídico, compras, financeiro) quando necessário.

4. Assinatura digital

Após aprovação, o contrato é assinado e passa a ter efeito vinculativo. A assinatura digital reduz tempo de formalização, melhora a rastreabilidade e evita gargalos comuns de assinatura manual e envio físico.

5. Armazenamento em nuvem

O contrato final deve ser armazenado em um repositório centralizado, com organização, permissões e busca rápida. Isso facilita acesso por áreas como jurídico, financeiro, compras, comercial e RH, sem depender de pastas locais ou planilhas.

6. Execução do contrato

A fase de execução do contrato é quando as partes começam a cumprir as obrigações estabelecidas no acordo. Durante essa etapa, é fundamental monitorar o desempenho das atividades e garantir que todas as obrigações contratuais sejam cumpridas. Isso pode envolver o monitoramento de prazos, a verificação de entregas e a realização de pagamentos conforme acordado.

7. Monitoramento do contrato

O monitoramento é uma etapa contínua do CLM. Acompanha prazos, reajustes, marcos contratuais, performance de fornecedores e eventos críticos. Alertas e rotinas de revisão periódica ajudam a antecipar riscos e manter o contrato “vivo” ao longo do tempo.

8. Auditoria e conformidade (compliance)

A Auditoria é o estágio onde a gestão de contratos é rigorosamente examinada para garantir o total compliance regulatório e a mitigação de riscos. Esta etapa envolve a verificação formal de que os termos contratuais estão sendo cumpridos conforme as cláusulas acordadas e, mais importante, de acordo com as leis e regulamentos externos (como a LGPD e, no contexto público, a Lei nº 14.133/2021). Um software CLM facilita esta etapa, fornecendo um registro de trilha de auditoria imutável, essencial para provar a conformidade e evitar penalidades.

9. Renovação do contrato

Quando o contrato está próximo do vencimento, é importante iniciar o processo de renovação. A renovação pode envolver a revisão e atualização dos termos e condições, a negociação de cláusulas e a extensão da vigência do acordo. Essa fase é crucial para manter relacionamentos comerciais contínuos e garantir a continuidade das operações de forma objetiva.

10. Encerramento

O encerramento do contrato ocorre quando todas as obrigações contratuais foram cumpridas ou quando o acordo é rescindido antecipadamente. No encerramento, as partes confirmam entregas, pagamentos e obrigações finais, registrando formalmente o término do contrato. Essa etapa evita pendências, facilita auditorias futuras e reduz risco de disputas após o fim da vigência.

Agora que você conhece as etapas do CLM, o próximo passo é entender quais tecnologias ajudam a automatizar e dar visibilidade à gestão de contratos.

Tecnologias para a gestão de contratos: CLM, GED e assinatura digital

A tecnologia tornou a gestão de contratos mais rápida, rastreável e segura. Em vez de documentos espalhados em e-mails e pastas, ferramentas como GED, softwares de CLM e assinatura digital centralizam informações, automatizam fluxos e reduzem erros operacionais. A seguir, veja as principais tecnologias usadas nesse processo.

Software de gerenciamento de contratos (CLM)

O CLM (Contract Lifecycle Management) é o software responsável por gerenciar todas as etapas do ciclo de vida do contrato, desde a solicitação e criação até a renovação ou encerramento. Ele organiza fluxos de aprovação, controla versões, gera alertas de prazos e garante rastreabilidade.

Na prática, o CLM transforma contratos em ativos estratégicos, reduzindo riscos jurídicos e financeiros, evitando renovações automáticas indesejadas e dando visibilidade para áreas como jurídico, financeiro, compras e comercial.

GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)

O GED é a tecnologia que permite armazenar, organizar e recuperar documentos de forma digital e estruturada. Na gestão de contratos, ele funciona como o repositório central, onde contratos, aditivos e anexos ficam acessíveis, organizados e pesquisáveis.

Com recursos de indexação e busca avançada, o GED reduz tempo gasto procurando documentos, elimina tarefas manuais e melhora a produtividade. Além disso, facilita o compartilhamento seguro entre equipes e departamentos.

Plataformas de gestão de contratos com armazenamento e colaboração em nuvem

Ao integrar a gestão de contratos à nuvem, as empresas ganham mobilidade, colaboração e segurança. As plataformas permitem acesso remoto aos contratos, edição em tempo real e controle de permissões, garantindo que cada usuário veja apenas o que é relevante.

A nuvem também elimina dependência de arquivos locais e reduz o risco de perda de documentos, além de acelerar negociações e aprovações, mesmo com equipes distribuídas.

Assinatura digital e validade jurídica

A assinatura digital permite assinar contratos eletronicamente com autenticidade, integridade e rastreabilidade, acelerando a formalização de acordos. No Brasil, ela tem respaldo legal pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pela Lei nº 14.063/2020, que reconhecem sua validade jurídica quando atendidos os requisitos legais.

Além da validade jurídica, a assinatura digital reduz custos com impressão, transporte e armazenamento, melhora o controle de versões e registra trilhas de auditoria, fortalecendo compliance e segurança.

Assista ao vídeo a seguir para entender as diferenças entre assinatura digital e assinatura eletrônica.

Recursos de análise e relatórios na gestão de contratos

As plataformas modernas de gestão de contratos oferecem recursos de análise e geração de relatórios que ajudam a acompanhar desempenho, identificar riscos e apoiar decisões estratégicas.

Métricas e indicadores de desempenho

É possível monitorar indicadores como tempo médio de negociação, taxa de renovação, prazos de aprovação e cumprimento de obrigações contratuais, identificando gargalos e oportunidades de melhoria.

Análise de cláusulas e termos contratuais

Ferramentas automatizadas analisam contratos para identificar cláusulas críticas, riscos, padrões recorrentes e oportunidades de renegociação, aumentando o controle e a conformidade.

Rastreabilidade e histórico de balanço

As plataformas registram quem alterou o contrato, quando e o que foi modificado, criando uma trilha de auditoria completa. Isso facilita auditorias internas e externas e garante transparência.

Relatórios personalizados e integração com BI

Relatórios podem ser personalizados por área ou objetivo e integrados a ferramentas de BI, combinando dados contratuais com informações financeiras, comerciais ou operacionais para uma visão mais estratégica do negócio.

Atividades que contribuem para um bom gerenciamento do ciclo de vida de contratos

Além dessas etapas principais, é importante destacar que o CLM também envolve atividades adicionais que contribuem para uma gestão eficaz. Essas atividades incluem:

Organização de documentos

Manter todos os documentos relacionados ao contrato em um sistema de gerenciamento de contratos centralizado é essencial para facilitar o acesso e a referência futura. Isso inclui o armazenamento seguro de contratos, adendos, correspondências e qualquer documentação relevante.

Auditoria e conformidade

Auditorias internas ou externas podem ser realizadas para garantir a conformidade com políticas internas, requisitos regulatórios e normas aplicáveis. A manutenção de registros claros e precisos, juntamente com a documentação adequada, ajuda a facilitar estes exames.

Automação de processos

A automação de processos relacionados ao CLM pode melhorar significativamente a eficiência e a precisão do gerenciamento de contratos. Isso pode incluir a implementação de fluxos de trabalho automatizados para aprovações, notificações de prazos e lembretes, além de gerar relatórios e análises em tempo real.

Colaboração entre as partes envolvidas

Uma comunicação eficaz entre todas as partes envolvidas é fundamental para garantir o sucesso do CLM. Isso envolve o compartilhamento de informações relevantes, discussões sobre alterações contratuais e a resolução colaborativa de questões que possam surgir durante a vigência do contrato.

Análise de desempenho

A avaliação periódica do desempenho do contrato e das partes envolvidas é importante para identificar áreas de melhoria e oportunidades de otimização. Isso pode ser feito por meio de métricas de desempenho acordadas previamente, como qualidade do serviço, cumprimento de prazos e satisfação do cliente.

Um gerenciamento do ciclo de vida do contrato efetivo é essencial para alcançar uma gestão de contratos bem-sucedida. Ele permite a padronização dos processos, redução de riscos, aumento da eficiência e garantia de concordância contratual. Ao adotar uma abordagem estruturada para o CLM, as organizações podem obter benefícios significativos, como economia de tempo, redução de custos, maior transparência e relacionamentos contratuais mais saudáveis.

Leia também: Gerenciamento de contratos: desafio para pequenas e médias empresas

Como a implementação do CLM pode trazer benefícios a sua empresa

A implementação do gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) pode trazer uma série de benefícios significativos para a sua empresa. Ao adotar um sistema eficaz de CLM, você poderá melhorar a efetividade, reduzir riscos, otimizar relacionamentos comerciais e mais. Neste contexto, exploraremos de forma abrangente como a implementação do CLM pode impulsionar o sucesso das suas atividades contratuais e trazer vantagens competitivas para o seu negócio.

Produtividade funcional

O CLM melhora a produtividade ao automatizar e simplificar os processos relacionados aos contratos. Com uma solução de gerenciamento adequada, é possível reduzir o tempo gasto na criação, revisão, aprovação e execução de contratos.

Redução de riscos

O gerenciamento do ciclo de vida do contrato ajuda a mitigar riscos legais e financeiros. Ao manter uma visão clara dos termos e condições contratuais, é possível identificar cláusulas problemáticas, obrigações não cumpridas e prazos vencidos. Isso permite que as organizações tomem ações preventivas ou corretivas antes que os problemas se tornem graves, reduzindo assim os riscos associados aos contratos.

Controle financeiro

O CLM permite um melhor controle financeiro, pois fornece informações precisas sobre as obrigações contratuais, prazos de pagamento e cláusulas relacionadas a preços e penalidades. Com esses dados, as empresas podem ter uma visão clara de suas obrigações financeiras e melhorar a previsão de fluxo de caixa, evitando custos desnecessários e multas por descumprimento de termos contratuais.

Otimização de relacionamentos comerciais

Gerenciar efetivamente o ciclo de vida do contrato ajuda a estabelecer e manter relacionamentos comerciais sólidos. Ao cumprir prazos, garantir a qualidade do serviço e cumprir as obrigações contratuais, as organizações podem construir confiança e parcerias duradouras com seus fornecedores, clientes e outras partes envolvidas. Uma boa aplicação de CLM pode resultar em oportunidades de negócios contínuas e múltiplas vantagens.

Melhoria na negociação de contratos

O CLM fornece uma base sólida para a negociação de contratos. Ao ter acesso a dados históricos, cláusulas padrão e informações sobre o desempenho de fornecedores, as organizações estão em uma posição melhor para negociar termos e condições mais favoráveis. Isso pode incluir descontos, prazos mais flexíveis, garantias adicionais e outras concessões que beneficiem a empresa.

Conformidade regulatória

O gerenciamento adequado do ciclo de vida do contrato é crucial para a conformidade regulatória. Muitas indústrias têm regulamentos específicos que exigem a documentação e a concordância adequada dos contratos. Com o CLM, as organizações podem garantir que todos os contratos correspondam com as leis e regras aplicáveis, evitando multas e outras penalidades.

Em conclusão, o gerenciamento do ciclo de vida do contrato desempenha um papel fundamental no sucesso das operações comerciais. Ao adotar uma abordagem abrangente para o CLM, as organizações podem obter benefícios significativos, além de elevar o negócio a um novo patamar.

Melhores práticas para uma gestão de contratos digitais eficiente

O gerenciamento de contratos da sua empresa determina se seus documentos são predominantemente fatores de risco ou veículos para o crescimento dos seus negócios. O fato é que a forma como você lida com seus contratos afeta seus resultados, especialmente ao longo do tempo. Um mau gerenciamento dos documentos da sua organização podem custar parte da sua receita, então considere a gestão de contratos uma de suas prioridades.

Utilize modelos prontos de contratos

Adotar algumas medidas será imprescindível para manter um bom funcionamento da gestão de contratos da sua empresa, a primeira delas é a padronização dos processos, utilizando templates de contratos e aderindo a modelos prontos para que esta etapa do trabalho seja feita de maneira mais rápida e sem maiores complicações.

Além de, é claro, garantir que nenhuma cláusula ou dado importante falte no documento. Muitas plataformas de gestão de contratos já oferecem estes modelos contratuais prontos – com respaldo jurídico – e várias opções editáveis, como a Contraktor.

Escolha uma plataforma segura para armazenar documentos

Saiba onde armazenar seus documentos, sempre priorizando a segurança da sua empresa e do seu cliente ou fornecedor. A proteção dos contratos é essencial em uma gestão de contratos digitais eficiente. Utilize plataformas que oferecem recursos avançados de preservação, como criptografia de dados e autenticação de usuários, garantindo que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos.

Ademais, plataformas de armazenamento em nuvem também permitem o acesso aos contratos a qualquer momento e de qualquer lugar, facilitando a colaboração e a tomada de decisões por todas as partes envolvidas no acordo.

Cuide de prazos e datas

E por falar nas decisões das partes envolvidas, é importante estabelecer prazos claros e monitorá-los com as auditorias feitas pela plataforma de CLM, mantendo uma boa também comunicação entre as partes do contrato e definindo sempre com antecedência um cronograma de revisão, aprovação, renovação ou encerramento do contrato.

Ter datas e prazos definidos faz toda a diferença, especialmente quando falamos da parte jurídica. Qualquer “vírgula” fora do padrão pode ser considerada, então atente-se aos detalhes dos documentos da sua empresa.

Controle a alteração dos contratos

Se sua empresa ainda não possui, implemente uma política de versionamento e controle de alterações dos documentos. É comum que os contratos passem por várias revisões e alterações ao longo do tempo, mas, para garantir a rastreabilidade e o controle das versões, é primordial implementar uma política de versionamento e controle de alterações.

Isso significa manter um registro das versões anteriores dos contratos, bem como registrar todas as alterações realizadas, juntamente com as datas e as partes responsáveis por essas modificações. O versionamento e o controle de alterações permitem que todas as partes envolvidas tenham acesso ao histórico completo do contrato, facilitando a compreensão de quaisquer mudanças feitas.

Realize auditorias

Além do monitoramento de alterações, é crucial realizar auditorias periódicas para identificar possíveis lacunas, riscos ou oportunidades de melhoria nos processos de gestão de contratos. As auditorias também ajudam a manter os contratos atualizados e alinhados com as necessidades e metas da empresa.

Se sua empresa ainda não possui, implemente uma política de versionamento e controle de alterações dos documentos.

Simplifique processos dentro da sua empresa integrando sistemas

É importante que cada etapa seja em prol da desburocratização dos processos, por isso, outro passo para implantar melhores práticas na gestão de contratos na sua empresa é integrando a administração de documentos com outras soluções de negócios. Uma gestão de contratos eficiente pode ser aprimorada ao integrar com sistemas de CRM ou sistemas de gerenciamento financeiro, por exemplo.

A integração entre essas ferramentas permite o compartilhamento de informações relevantes, como dados de clientes, informações financeiras e prazos de pagamento. Essa integração agiliza os processos, evita duplicidade de materiais e melhora a comunicação entre os diferentes departamentos da empresa.

Não esqueça de capacitar sua equipe

Por fim, é fundamental capacitar e treinar a equipe responsável pela gestão de contratos digitais. Isso inclui fornecer treinamento sobre as melhores práticas de gerenciamento de documentos, a utilização da plataforma digital e o cumprimento de políticas e regulamentos relacionados. Ao capacitar a equipe, você garante que todos tenham conhecimento adequado sobre o processo de gerenciamento e monitoramento de documentos.

Lembre-se também de sempre manter uma boa comunicação, clara e honesta, com o seu fornecedor ou cliente. Mesmo após o encerramento de um acordo, não se esqueça de verificar se todas as obrigações de todas as partes foram cumpridas e garanta um bom relacionamento entre contratante e contratado.

Leia também: Saiba como começar a gestão de contratos da sua empresa

Tendências futuras na gestão de contratos

A evolução constante e crescente da tecnologia redefine continuamente a gestão de contratos, moldando o futuro desse campo para métodos mais modernos, inovadores e facilitados de administrar documentos.

Duas tendências emergentes prometem revolucionar a forma como lidamos com documentos contratuais, trazendo eficiência e segurança inovadoras. Confira a seguir:

Automação e IA na gestão de contratos

A automação e a inteligência artificial (IA) estão assumindo um papel central na gestão de contratos. Ferramentas automatizadas podem processar volumes massivos de documentos, identificar padrões, extrair dados relevantes e até mesmo gerar contratos preliminares.

A IA, por sua vez, aprimora a análise de riscos, destaca cláusulas críticas e otimiza o processo de revisão, reduzindo significativamente o tempo necessário para concluir transações contratuais.

Integração de Blockchain para armazenamento e verificação segura de contratos

A integração da tecnologia blockchain na gestão de contratos promete revolucionar a segurança e a integridade dos documentos. Ao armazenar contratos em blocos criptografados e descentralizados, a blockchain elimina riscos de alterações não autorizadas e oferece um registro imutável de todas as transações.

Além disso, contratos inteligentes baseados em blockchain podem automatizar a execução de cláusulas contratuais, garantindo o cumprimento de condições previamente estabelecidas de forma transparente e segura.

Essas tendências não apenas impulsionam a eficiência na gestão de contratos, mas também fortalecem a confiança nas transações comerciais, antecipando um cenário futuro onde a tecnologia desempenha um papel ainda mais vital na administração de documentos contratuais.

Leia também: Inteligência artificial na gestão de contratos: uma nova era da tecnologia

Descubra a eficiência e a facilidade da Contraktor, software de gestão de contratos

Contratos são a base de qualquer relacionamento comercial, governando acordos entre empresas, fornecedores e clientes. No entanto, gerenciar contratos de forma eficiente pode ser uma tarefa complexa e demorada, especialmente sem a ajuda de um software especializado. É aí que a Contraktor entra em ação, oferecendo uma solução abrangente e intuitiva para simplificar e otimizar a gestão de contratos. Com a plataforma Contraktor, você pode desfrutar de benefícios significativos e funcionalidades avançadas para garantir o sucesso do seu gerenciamento de documentos.

Uma das principais vantagens da Contraktor é a centralização de todos os seus contratos em um único lugar. Com a plataforma, você pode armazenar e gerenciar contratos de forma segura e muito acessível, aqui você dá adeus as papeladas e bagunças. Acesse seus contratos em qualquer momento e de qualquer lugar com apenas alguns cliques, facilitando a localização de informações específicas e agilizando os processos internos.

“Minimizamos muito o tempo, conseguimos ter controle sobre os documentos e as entregas ficaram mais rápidas para os clientes. A Contraktor foi essencial para essa mudança de processos” (Juliano Freitas, Coordenador de TI da Stuttgart Porsche)

A Contraktor também oferece recursos avançados para criar e personalizar contratos de acordo com as necessidades específicas da sua empresa. Com modelos pré-definidos e personalizáveis, você pode economizar tempo e garantir a consistência em todas as transações. Adicione cláusulas, termos e condições personalizadas para atender às demandas do seu negócio, adaptando-se a diferentes tipos de documentos, desde acordos de fornecimento até contratos de serviços.

A segurança dos seus contratos e informações confidenciais é uma preocupação primordial da nossa empresa. Garantimos a proteção dos seus dados por meio de criptografia e protocolos de segurança robustos. Você pode confiar na Contraktor para armazenar seus documentos com total confidencialidade e cumprir com os mais altos padrões de segurança cibernética. Proteja seu negócio contra vazamentos de dados e tenha a tranquilidade de que suas informações estão seguras.

Nosso sistema também simplifica a comunicação e a colaboração com as partes envolvidas nos contratos. Compartilhe acordos com fornecedores, clientes e parceiros de negócios de forma rápida e sem complexidade. A plataforma oferece um ambiente colaborativo, permitindo que todos os envolvidos acessem, revisem e compartilhem documentos de forma fácil e eficiente. Mantenha todos alinhados e atualizados, reduzindo o tempo gasto em discussões e revisões desnecessárias.

Para uma visão abrangente do desempenho dos seus documentos, a Contraktor fornece recursos modernos de análise e geração de relatórios. Com essas ferramentas, você acompanha cada contrato de forma exclusiva e sempre buscando a evolução do documento, além de manter a confiabilidade com a outra parte do acordo. Os relatórios personalizáveis oferecem uma visão clara do ciclo de vida de cada contrato, incluindo datas de vencimento, renovações, pagamentos e histórico de alterações.

“Antes da Contraktor, nosso controle de contratos e assinaturas era todo manual, feito em planilhas. Temos muitos contratos e esse controle era muito trabalhoso.” (André Rosado Pereira, Analista de Compras e Contratos da Unimed Florianópolis)

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A Contraktor vai além da gestão básica de contratos, oferecendo recursos automatizados com fluxos de trabalho autênticos, que simplificam processos repetitivos e economizam tempo precioso. A plataforma permite configurar notificações automáticas de prazos, lembretes de renovação e alertas de vencimento de pagamentos. Dessa forma, você nunca mais perderá um prazo importante e poderá garantir que todas as etapas do contrato sejam cumpridas em tempo hábil.

Outro diferencial da Contraktor é o seu suporte ao cliente de alta qualidade. A equipe de suporte está pronta para ajudá-lo em todas as fases dos seus contratos, desde a configuração inicial até o uso contínuo da plataforma. Você pode contar com um time preparado, ágil e eficiente para resolver qualquer dúvida ou problema que possa surgir.

Unindo ferramentas práticas e tecnologia de ponta, criamos uma plataforma especializada e abrangente em soluções de gestão de contratos digitais. A Contraktor existe para simplificar a sua vida, para economizar seu tempo e para que você não desperdice recursos financeiros a longo prazo. Com o nosso sistema, você entra para uma era digital que irá mudar para melhor o dia a dia e a saúde do seu negócio.

Um case de sucesso Contraktor: Unimed Florianópolis

A Unimed, gigante no setor de cooperativas de saúde, enfrentou o desafio de se adaptar aos novos tempos e viu na tecnologia uma aliada estratégica para modernizar seus processos. Em meio à intensificação da busca pela digitalização no setor da saúde, impulsionada pela pandemia do novo coronavírus, a Unimed se deparou com a necessidade contínua de lidar com burocracias contratuais e documentos que exigiam assinaturas.

A resposta a esse desafio veio por meio da adoção da assinatura eletrônica, uma ferramenta praticamente indispensável para a efetivação de propostas, contratos comerciais, contratação de novos profissionais e outros processos essenciais. Mesmo em meio à crise global, as atividades burocráticas não pararam, tornando a assinatura eletrônica uma solução crucial para a continuidade dos negócios no setor da saúde.

Nesse contexto, a Unimed Florianópolis se destacou ao escolher a Contraktor como parceira estratégica para enfrentar desafios que iam além da mera assinatura digital. A unidade, que já utilizava uma plataforma de assinatura eletrônica, percebeu a necessidade de centralizar e digitalizar todo o fluxo de contratos e aprovações.

Foi aí que a Contraktor entrou em cena, oferecendo uma solução abrangente que não só facilitou a assinatura, mas também redefiniu os processos de gestão de contratos.

A parceria entre Unimed Florianópolis e Contraktor não se limitou a resolver questões burocráticas; ela transformou completamente a maneira como a unidade lida com seus documentos. A centralização e digitalização do fluxo de contratos e aprovações proporcionaram eficiência, transparência e agilidade, resultando em benefícios tangíveis para a instituição e seus stakeholders.

Essa história de sucesso é um testemunho do impacto positivo que a tecnologia pode ter, mesmo em setores tradicionais como o da saúde. A Unimed Florianópolis e a Contraktor demonstram que a digitalização não é apenas uma resposta às necessidades do presente, mas também um impulso estratégico para o futuro!

Perguntas frequentes sobre gestão de contratos