NR-1 e gestão de terceiros: como blindar seus contratos contra passivos em 2026

Em quase duas décadas atuando com gestão contratual e jurídico corporativo, eu percebi como debater sobre a NR-1 passou a ser uma necessidade não só dos times de segurança do trabalho, mas sim de todo setor legal das organizações que trabalham com terceiros.

Muito mais do que um tema de compliance de saúde e segurança, a norma traz desafios concretos de responsabilização e exposição a riscos trabalhistas, especialmente na relação empresa-fornecedor. Quando reviso contratos com fornecedores, vejo que poucas empresas tratam o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) com a seriedade necessária. E, não raro, só se dão conta da urgência ao serem surpreendidas por autuações, fiscalizações ou ações judiciais.

O impacto da NR-1 no jurídico: compliance além da segurança do trabalho

A NR-1, revisada recentemente, estabelece princípios e diretrizes para o Gerenciamento de Riscos Ocupacionais nos ambientes de trabalho, exigindo medidas muito mais estruturadas de prevenção. Trata-se de uma norma-base, que dialoga com todas as demais regras de segurança e medicina do trabalho. A diferença crucial está no fato de que a implementação do PGR tornou-se obrigatória para praticamente toda empresa, ainda que contrate terceiros para suas operações.

Na prática dos departamentos jurídicos, eu notei que a ausência do PGR pode representar não apenas autos de infração, mas também abrir caminho para responsabilização subsidiária e solidária. Isso se agrava em contratos de outsourcing, manutenção, limpeza, obras e tarefas consideradas de “maior risco”. O que começou como uma responsabilidade do setor de saúde e segurança, ganhou peso de obrigação contratual. No universo do compliance, ignorar esse ponto é perder o controle sobre parte relevante do seu passivo potencial.

Em 2026, a grande diferença é que a fiscalização tornou-se algorítmica. O governo agora cruza os dados do PGR enviados pelos seus fornecedores diretamente com o eSocial em tempo real. Se o contrato não prevê essa integração de dados, a empresa contratante fica exposta a autuações automáticas antes mesmo de qualquer fiscalização presencial.

Quando participo da elaboração ou revisão de contratos, sempre levanto questionamentos sobre o acompanhamento efetivo do PGR do fornecedor. Afinal, trazer esse acompanhamento para a base contratual significa blindar a empresa de futuras alegações de negligência na gestão de terceiros. O setor jurídico precisa construir uma ponte entre a norma e a documentação assinada, não deixando “buracos” por onde problemas podem passar.

Por que o jurídico deve fiscalizar documentações de terceiros?

Um ponto que sempre me chamou atenção é como departamentos jurídicos, às vezes, preferem se manter distantes das obrigações de SST nos contratos, confiando demais na palavra do fornecedor. Só que decisões recentes dos tribunais superiores, como a que aparece no Superior Tribunal de Justiça, mostram que a fiscalização é de interesse direto do contratante.

Terceirizar não transfere risco para o fornecedor. Apenas compartilha obrigações, e quem fiscaliza menos, paga mais no futuro.

Além do PGR, documentos como o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) e certificados de treinamentos obrigatórios são exigências regulamentares recorrentes. O jurídico que se antecipa e demanda esses itens, seja na fase de contratação ou durante a execução do serviço, assume papel protagonista na prevenção de passivos. E a legislação mudou, especialmente após a decisão do STF no RE 760.931, que firmou a tese de que só há responsabilização subsidiária se comprovada falha na fiscalização, veja análise mais aprofundada neste estudo jurídico.

Do ponto de vista prático, a ausência de coleta e controle dos documentos de SST dificulta a defesa da empresa em ações trabalhistas, onde se questiona a responsabilidade por acidentes, doenças ocupacionais ou ausência de treinamentos. Muitas vezes, a questão não é discutir o mérito, mas sim demonstrar que a fiscalização existiu, que ela foi documentada e comunicada ao fornecedor, preferencialmente por cláusulas claras no contrato e por meio digital auditável.

Hoje, não basta ter o documento na gaveta; é preciso ter a trilha de auditoria. Em 2026, os tribunais já consolidaram o entendimento de que a fiscalização ‘por amostragem’ ou manual é insuficiente. O escudo jurídico agora é o log digital: a prova de que o sistema disparou o alerta de vencimento do PGR e que o fornecedor foi notificado automaticamente.

Cláusulas indispensáveis de SST em contratos de prestação de serviços

Minha experiência mostra que contratos com terceiros precisam evoluir. Hoje, sugiro sempre cláusulas que detalhem, por exemplo:

• Obrigação expressa do fornecedor em desenvolver, implementar e manter atualizado o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) conforme requisitos da NR-1;
• Entrega periódica, em meio digital, do PCMSO atualizado e de laudos dos exames médicos exigidos;
• Comprovação formal de realização e atualização dos treinamentos de segurança previstos tanto na NR-1 quanto nas normas específicas (como NR-6, NR-10, NR-12, etc.);
• Faculdade da empresa contratante em auditar locais de trabalho, exigir apresentação de evidências e recomendar adequações;
• Sanções claras para o não cumprimento, como retenção de pagamentos, rescisão automática e responsabilização por eventuais multas.

Essas exigências podem ser detalhadas como termos de referência ou anexos ao contrato, conforme oriento em toda revisão de base contratual, ampliando a robustez documental da empresa. Aliás, para quem quer dicas práticas sobre como revisar contratos com qualidade ainda maior, recomendo a leitura desse conteúdo sobre auditoria contratual.

Como desenhar contratos terceirizados que blindam o contratante?

Ao ajudar outras empresas e departamentos a estruturar contratos de terceiros, sempre oriento que a clareza deve estar presente desde a proposta inicial. Um bom contrato não apenas “manda” enviar o PGR, mas lista prazos, formatos, responsabilidades e consequências pelo não envio. Também indico o cuidado de alinhar as obrigações com o que realmente exige a legislação, evitando pedidos descabidos, que só acumulam papel e ruído sem trazer segurança real.

Em análises contratuais, percebo como uma redação genérica é a brecha perfeita para interpretações equivocadas no futuro. Redação jurídica precisa ser objetivamente vinculada à NR-1 e ao PGR, e isso inclui até a indicação de que cópias dos treinamentos dos funcionários alocados estejam disponíveis ao contratante em meio digital. Quando o ciclo de vida do contrato já contempla notificações automáticas ou listagens dos documentos pendentes, reduzimos o risco de esquecimento ou alegação de omissão.

Algumas práticas recomendadas que, na minha experiência, agregam valor prático:

• Listar exatamente quais documentos serão exigidos na fase prévia e durante o contrato;
• Estabelecer um canal único para envio e controle (evitando e-mails soltos e extravios);
• Definir prazos que permitam ação corretiva antes que haja sanção legal;
• Regulamentar a possibilidade de auditoria presencial ou remota, esse ponto já me ajudou a resolver conflitos sem virar disputa judicial;
• Indicar como a empresa usará os documentos recebidos, especialmente quanto à proteção de dados.

Reforço que detalhes de redação de obrigações contratuais, principalmente ligadas à NR-1, nunca devem ser subestimados. Um documento bem elaborado pode ser decisivo para o sucesso jurídico da empresa. Há um artigo muito útil sobre este tema de obrigação contratual que pode ajudar sua empresa a evoluir com mais segurança em negociações futuras.

Responsabilidade subsidiária, falha de fiscalização e jurisprudência

Quem trabalha próximo do direito do trabalho já percebeu que a principal linha de defesa de quem contrata terceiros está na chamada “fiscalização efetiva”. O Supremo Tribunal Federal pacificou, na decisão já citada do RE 760.931, o entendimento de que a responsabilização por débitos trabalhistas, multas ou indenizações só ocorre quando a contratante, diante da omissão do fornecedor, não exerce seu papel de fiscalizar e cobrar os documentos de SST.

Nesse contexto, documentos apresentados após o processo judicial já estar instaurado costumam ser insatisfatórios para afastar condenações. A lógica é simples: se a empresa não organizou relatórios, atas, notificações e registros durante a vigência do contrato, dificilmente conseguirá provar que fez a sua parte.

Não existe presunção de fiscalização. Só provas sólidas afastam a responsabilização subsidiária.

Com a digitalização dos contratos e dos documentos exigidos, se criou uma oportunidade clara para prevenção. Aliás, temas como controladoria jurídica e inovação na gestão contratual ganham cada vez mais espaço, como mostro nesse guia sobre controladoria jurídica.

O papel da tecnologia na gestão de obrigações contratuais e SST

Quando atendo empresas de médio e grande porte, percebo que um dos maiores gargalos está no excesso de controles manuais, planilhas e e-mails dispersos sobre obrigações contratuais. Isso aumenta a chance de falhas, esquecimentos e pouca rastreabilidade. Centralizar, digitalizar e automatizar alertas e recebimento de documentos críticos virou um diferencial competitivo para o jurídico.

Se em 2024 falávamos em apenas guardar arquivos, em 2026 falamos em leitura automatizada. Ferramentas como o CLM da Contraktor já não apenas armazenam o PGR, mas identificam se os riscos listados pelo fornecedor coincidem com os riscos da sua operação, disparando alertas de inconformidade antes que o contrato seja assinado.

É exatamente aí que vejo valor em adotar uma plataforma como a Contraktor para gestão digital de contratos e documentos obrigatórios, inclusive os exigidos pela NR-1 e pelo PGR. O uso de inteligência artificial e automações permite:

• Organizar centralmente contratos com terceiros, inclusive anexos e laudos de SST;
• Programar lembretes automáticos para renovação ou atualização de documentos periódicos;
• Garantir versionamento e histórico auditável das trocas entre áreas do cliente e fornecedor;
• Permitir busca e acesso rápido para defesa em eventuais processos trabalhistas;
• Evitar sobrecarga operacional do time jurídico, que passa a focar em análise, não em tarefas repetitivas.

Já testemunhei empresas reestruturando processos em tempo recorde ao focar na transparência e rastreabilidade do que é pedido e do que é entregue por fornecedores. Esse ciclo virtuoso impacta diretamente na redução de riscos com multas, passivos e judicializações inesperadas, abrindo espaço para uma gestão legal moderna. Inclusive, no blog da Contraktor existem dicas práticas sobre como fazer uma boa gestão contratual digital.

Soluções práticas para contratos mais seguros e governança

Se posso dar um conselho prático acumulado em anos de experiência, é este: não espere o conflito ou a fiscalização trabalhista chegar para tentar organizar os contratos com seus terceiros. Antecipe as exigências da NR-1 na própria matriz contratual, centralize tudo em ferramentas rastreáveis e envolva o time jurídico no ciclo completo de recebimento, checagem e arquivamento.

Ferramentas modernas de gestão contratual auxiliam também a:

• Evitar planos de ação reativos ao notificar antecipadamente sobre documentos a vencer;
• Aumentar o engajamento dos gestores operacionais que, assim, não precisam recorrer ao jurídico para achar um documento específico ou atualizar status dos treinamentos;
• Preparar a empresa para auditorias externas e certificações, pois há trilhas digitais de tudo que foi pedido e enviado pelas partes;
• Baixar custos internos por cortar retrabalho e disputa sobre “quem deveria ter pedido o quê”.

Esse tipo de gestão fortalece o compliance, dá visibilidade a todos os riscos e aciona a governança corporativa em direção à prevenção, não ao remendo.

NR-1 além do papel: lições de governança e proteção financeira

A NR-1 transformou radicalmente o papel do jurídico nas empresas. Não se trata apenas de cumprir mais uma norma, mas de construir uma cadeia de proteção financeira e reputacional. Ao integrar PGR, treinamentos e laudos de SST dentro da plataforma contratual, você cria um ciclo de audibilidade e resposta rápida, protegendo o fluxo operacional, a reputação e, acima de tudo, as finanças da organização.

Na minha opinião, a atuação preventiva do setor jurídico, em parceria com áreas técnicas e usando recursos digitais, é hoje o caminho mais confiável para evitar condenações onerosas e garantir um ambiente de terceirização saudável. Revisar processos, digitalizar controles e atuar junto aos gestores para desenhar contratos claros, auditáveis e alinhados à NR-1 é um investimento que se paga a cada autuação ou ação trabalhista evitada.

Para quem quer entender desde a base o que é gestão contratual, organização e boas práticas, recomendo também a leitura sobre gestão de contratos, que pode servir de guia inicial para equipes jurídicas e administrativas.

Eu já vi, em diferentes ambientes empresariais, a resistência a mudanças digitais ser vencida quando se revela o quanto uma gestão documental ágil evita dores de cabeça, custos inesperados e potencializa resultados. O uso da tecnologia é, enfim, uma resposta clara para a necessidade de atualização da rotina do departamento jurídico frente ao novo cenário regulatório de terceirização. Organizar documentos com eficiência torna-se mais que um diferencial, vira critério de sobrevivência para empresas de todos os portes.

Conclusão: compliance, prevenção e evolução na terceirização

Encerro esse artigo com um conselho direto de quem já viu muitos passivos virarem “bombas” judiciais por falta de prevenção: no cenário atual, a adaptação à NR-1 e à exigência de controle do PGR e documentos correlatos é uma oportunidade para o jurídico liderar uma transformação profunda na segurança da terceirização. Inserir as cláusulas certas, automatizar checklists, usar plataformas digitais e engajar os responsáveis faz toda diferença quando o nome da sua empresa estiver sob análise fiscalizadora no tribunal ou pelo Ministério do Trabalho.

A NR-1 em 2026 deixou de ser apenas uma dor de cabeça burocrática para se tornar um KPI de governança. Empresas que gerem seus terceiros com transparência digital atraem mais investimentos e garantem contratos mais saudáveis. A prevenção é a melhor estratégia financeira.

Fiscalizar terceiros manualmente é um risco que sua empresa não precisa correr em 2026. Conheça como a Contraktor ajuda a auditar e gerir suas obrigações contratuais com eficiência e segurança.

Perguntas frequentes sobre NR-1 e contratos de terceiros