Hoje as empresas buscam praticidade e agilidade nas negociações, sendo necessário que os contratos ajudem a ganhar tempo e não o contrário. Dessa forma, o gerenciamento de contratos assume um papel indispensável na rotina de fechamento de negócios, e uma compreensão abrangente do processo de contratação pode minimizar o tempo gasto em tarefas administrativas e maximizar a estratégia negocial.
Para quem tem pressa
O gerenciamento de contratos é essencial para agilizar negociações e construir relacionamentos comerciais duradouros. O processo envolve 7 etapas principais: preparação do escopo, redação da minuta, negociação, aprovação, execução, aditivos e gestão pós-vigência. Implementar uma plataforma de gerenciamento de contratos reduz custos, minimiza riscos e elimina erros administrativos, permitindo que sua empresa ganhe tempo e maximize a estratégia negocial.
1. Preparação do escopo contrato: identifique necessidades, estabeleça metas, defina expectativas e riscos
Os contratos são documentos juridicamente vinculativos que não devem ser tratados com descaso. Portanto, é importante ser organizado para levantar corretamente as necessidades, os motivos e os objetivos finais de uma contratação com um cliente ou fornecedor, sendo o mais transparente possível no escopo do contrato.
Também é preciso definir e evitar riscos neste relacionamento, olhando para qualquer cenário potencial que possa ocorrer ao longo da contratação. Os termos de acordo devem abordar o que acontece se o cliente sair do negócio ou vender a empresa, por exemplo, ou se o fornecedor que teve acesso à informações confidenciais acaba rescindindo o contrato.
Um contrato bem definido garante que cada lado irá obter exatamente o que está expresso no documento. Uma vez que os motivos para a criação estão totalmente estabelecidos, assim é hora de começar a elaborar o contrato.
2. Redação da minuta do contrato
Antes de mais nada, consultar com um advogado é essencial, especialmente na criação do modelo ideal para cada tipo de contratação ou relação. Usar um modelo pré-definido e elaborado por sua equipe jurídica pode ajudar e garantir que todas as informações estejam atualizadas e todas as cláusulas e termos necessários sejam automaticamente inclusas. Templates ou modelos de contratos “emprestados” podem ser uma cilada pois trazem consigo definições que não foram pensadas para a realidade da sua empresa.
Ao criar os termos do contrato, também é importante prestar atenção na redação, pois qualquer ambiguidade deixa o contrato aberto para mais de uma interpretação, mesmo uma única vírgula. As leis estaduais, municipais e regulatórias também precisam ser levadas em consideração, especialmente se as duas partes estiverem em locais diferentes.
3. Negociação do contrato
A negociação de um contrato começa com o acesso da outra parte aos termos da minuta contratual. Antecipar e pesquisar as necessidades da outra parte antes da conversa simplifica o processo e cria uma base sólida para um relacionamento duradouro.
Usar uma plataforma de gerenciamento de contratos permite que ambas as partes possam visualizar o documento, fazer mudanças e colaborar em tempo real. Os documentos offline podem ser confusos e causar erros caros, e uma única fonte de conversas e contratos resultará em negociações mais rápidas e um contrato com visibilidade para ambos os lados, sem falar na manutenção do histórico das negociações.
4. Aprovação do contrato
Depois que as negociações estiverem concluídas e ambas as partes concordarem, a próxima etapa é a aprovação. Em empresas maiores que precisam de aprovação do gerente ou tem procedimentos de auditoria, todos os requisitos de aprovação precisarão ser atendidos antes de partir para a assinatura.
Por exemplo, se a empresa tiver políticas de compras específicas, elas precisarão ser atendidas antes de obter aprovação para o contrato. Em uma plataforma de gerenciamento, isso é tão simples como configurar um fluxo de trabalho. Quem precisa aprovar o contrato recebe uma notificação e pode visualizar, editar e comentar o contrato em tempo real.
5. Execute o Contrato
A assinatura deve ser a parte mais simples de uma contratação: se ambas as partes concordam, a redação é exata, então o próximo passo é simplesmente torná-la oficial.
As partes devem definir se a assinatura será feita na modalidade eletrônica (sem certificado digital) ou na modalidade digital (com certificado digital). Atualmente deve-se evitar a assinatura de documentos de forma física e/ou utilizando os correios, considerando todos os pontos negativos relacionados à este método arcaico (uso de papel, perda de tempo, extravio de documentos e informações, desperdício de recursos, etc.).
6. Aditivos
Contratos nem sempre ficam estagnados. Revisões e alterações são uma parte comum do ciclo de vida de contratações. As mudanças de acompanhamento e os efeitos para cada parte podem ser confusos, no entanto, esse é outro motivo para implementar um processo confiável, como uma plataforma de gerenciamento para o ciclo de vida dos contratos.
As partes devem ter cuidado para sempre manter o histórico dos aditivos e contratos relacionados conectados entre si, permitindo uma visão macro das renovações ou mesmo de negociações mais complexas como “contratos guarda-chuva”.
7. Gestão pós vigência – Obrigações, auditoria e renovações
O gerenciamento de contratos não acaba quando a tinta seca. A realização de auditorias regulares assegurará que as obrigações sejam cumpridas e que tudo seja realizado.
É preciso estar alerta aos prazos e renovações, pois renovações perdidas significam oportunidades perdidas para continuar um relacionamento, ou mesmo prisões contratuais garantidas por multas pesadas.
O gerenciamento de contratos pode ser uma tarefa demorada, mas se feita corretamente, pode ser uma das áreas mais eficientes para a construção de relações comerciais duradouras. Uma plataforma de gerenciamento de contratos simplifica os processos, proporcionando visão de gestão e evitando problemas. Empresas modernas estão recorrendo a plataformas de gerenciamento de contratos para reduzir custos, evitar riscos e aumentar a lucratividade.
Se você deseja ir além da assinatura de contratos digitais, conheça a Contraktor! Somos uma plataforma de gestão de documentos eletrônicos que faz todo o gerenciamento do fluxo de contratos da sua empresa. Mais de 1 bilhão de reais em contratos já foram gerenciados na plataforma e mais de 500 mil pessoas já usaram nossos serviços.
Perguntas Frequentes
Consultar com um advogado é essencial, especialmente na criação do modelo ideal para cada tipo de contratação. Um profissional jurídico garante que todas as cláusulas necessárias estejam inclusas, que a redação seja precisa e sem ambiguidades, e que o contrato cumpra com as leis estaduais, municipais e regulatórias aplicáveis. Isso evita problemas e interpretações incorretas no futuro.
Os documentos offline podem ser confusos e causar erros caros. Uma plataforma de gerenciamento permite que ambas as partes visualizem o documento, façam mudanças e colaborem em tempo real, além de manter um histórico completo das negociações. Isso resulta em negociações mais rápidas, visibilidade para ambos os lados e redução significativa de erros administrativos.
Revisões e alterações devem ser feitas através de aditivos, que são documentos formais que modificam os termos originais. É fundamental manter o histórico dos aditivos e contratos relacionados conectados entre si, permitindo uma visão completa das renovações e negociações complexas. Uma plataforma de gerenciamento facilita esse rastreamento.
A assinatura eletrônica é feita sem certificado digital, enquanto a assinatura digital utiliza certificado digital. Atualmente, recomenda-se evitar assinaturas físicas e correios, devido aos problemas relacionados com uso de papel, perda de tempo, extravio de documentos e desperdício de recursos. Ambas as formas digitais são mais seguras e eficientes.
Renovações perdidas significam oportunidades perdidas para continuar um relacionamento comercial e podem resultar em “prisões contratuais” garantidas por multas pesadas. Por isso, é crucial estar alerta aos prazos e implementar um sistema de gerenciamento que notifique as partes sobre datas de vencimento. Auditorias regulares ajudam a garantir que as obrigações sejam cumpridas e que os prazos não sejam negligenciados.