Em primeiro lugar, é preciso entender qual é a necessidade de investir em uma plataforma de Gestão Eletrônica de Documentos para sua empresa. Bom, se você tem problemas com a administração e organização dos seus contratos empresariais, já é um motivo importante para procurar uma solução.
A Gestão Eletrônica de Documentos é uma abordagem de gestão empresarial que se vale da tecnologia como uma poderosa aliada. Ao adotar uma plataforma GED, a sua empresa colhe inúmeros benefícios, como a agilidade aprimorada nas negociações, a centralização das informações, a garantia de economia substancial e a capacidade de tomar decisões mais embasadas. Além disso, a automatização e padronização dos processos se tornam realidade, proporcionando um salto em eficiência operacional e produtividade.
Mas como isso acontece? Neste artigo, você vai entender tudo sobre:
- O que é GED
- Benefícios do GED
- Plataforma de GED e assinatura digital
O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?
Papelada, burocracia, lentidão, desorganização, perda de informações, fraudes: estes são alguns dos principais problemas que empresas de todos os portes e segmentos enfrentam quando realizam a gestão manual de documentos.
Para solucionar estes problemas, a GED é uma escolha estratégica e eficiente. Resumidamente, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), em inglês definido por Document Management System (DMS), é um conjunto de técnicas que possibilitam armazenar, controlar, gerenciar e rastrear informações de documentos digitais. Assim, acontece a desburocratização dos processos da sua empresa, além de garantir mais organização das informações e dos documentos.
Com isso, a gestão de documentos e o ciclo de vida dos contratos (CLM) acontecem por completo, desde a criação e elaboração do documento até o controle de todas as etapas do fluxo e armazenamento do mesmo. As informações que antes eram exclusivamente existentes no papel, são digitalizadas e se tornam muito mais acessíveis.
Um dos principais objetivos de investir em uma boa GED na sua empresa é apostar na transformação digital do seu negócio. Afinal, processos burocráticos e manuais estão perdendo cada vez mais espaço para os processos digitais. Isso porque a digitalização facilita a rotina em diversos sentidos.
Outra vantagem significativa da Gestão Eletrônica de Documentos é a redução dos custos operacionais. A eliminação da necessidade de armazenar grandes quantidades de papel, a diminuição dos gastos com impressão, transporte e armazenamento físico, bem como a economia no uso de recursos como tinta e papel, resultam em economias tangíveis.
A GED também auxilia a evitar multas decorrentes de atrasos, pois os prazos de vencimento podem ser rastreados e gerenciados de maneira eficiente. Essa economia de recursos e a minimização de custos desnecessários são fatores importantes para a saúde financeira da empresa.
A gestão eficaz de documentos por meio da GED oferece um ambiente mais amigável ao meio ambiente. A redução no uso de papel diminui o impacto ambiental, pois reduz a demanda por árvores, o consumo de água e a poluição do ar resultantes da produção de papel. Além disso, a minimização de transporte e logística de documentos físicos reduz as emissões de carbono e a pegada de carbono da empresa.
Ao optar pela GED, as empresas não apenas economizam recursos financeiros, mas também contribuem para práticas comerciais mais sustentáveis, atendendo às demandas crescentes por responsabilidade ambiental.
Vamos abordar em mais detalhes estes e outros benefícios da GED. Confira!
Principais benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
Existem diversos benefícios ao aderir a uma tecnologia que ajude a sua empresa na transformação digital. Com a plataforma GED, não é diferente! Confira abaixo os principais benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos.
Acesso facilitado às informações
- Centralização de documentos: os softwares de GED permitem a centralização de todos os documentos importantes da empresa em um único local, facilitando o acesso às informações para todos os membros da equipe.
- Integração de equipes: a plataforma digital promove a integração entre equipes de diferentes departamentos, possibilitando um fluxo de trabalho mais colaborativo e eficiente.
- Localização rápida de documentos: com uma aplicação de GED, a busca por informações e arquivos específicos torna-se muito mais rápida e precisa, reduzindo o tempo desperdiçado em buscas manuais.
Controle aprimorado
- Tomada de decisões mais assertivas: a GED oferece um controle total sobre o fluxo de documentos e a organização dos arquivos, permitindo que as empresas tomem decisões mais assertivas e rápidas com base em informações atualizadas.
- Rastreabilidade: a capacidade de rastrear a movimentação de documentos ao longo de seu ciclo de vida oferece um controle completo sobre as operações contratuais, evitando erros e garantindo a conformidade com os prazos e compromissos.
Redução de custos
- Economia financeira: a Gestão Eletrônica de Documentos elimina a necessidade de despesas com cartórios, transporte de documentos, correios, impressão e logística complexa associada aos contratos físicos, resultando em economia financeira significativa.
Segurança como prioridade
- Protocolos de segurança avançados: Os softwares de GED são equipados com protocolos de segurança de alto nível, protegendo documentos contra fraudes e modificações indevidas.
- Assinatura digital: A utilização de assinaturas digitais, regulamentadas por lei, garante a segurança dos documentos online, proporcionando autenticidade e integridade nas transações digitais.
Maior sustentabilidade
- Economia de papel: com a GED, a necessidade de imprimir documentos é reduzida significativamente, resultando em economia de papel e contribuindo para a preservação do meio ambiente.
Aprimoramento da produtividade
- Processos automatizados: os softwares de GED permitem a automatização de fluxos de trabalho, acelerando tarefas de aprovação, revisão e acompanhamento, resultando em maior produtividade.
- Acesso móvel: a capacidade de acessar documentos a partir de dispositivos móveis oferece flexibilidade aos colaboradores, permitindo que eles trabalhem de qualquer lugar e a qualquer momento.
Agilidade e rapidez no atendimento
- Resposta imediata: com a GED, é possível responder rapidamente a solicitações e dúvidas dos clientes, parceiros e fornecedores, melhorando o atendimento ao cliente.
- Velocidade na resolução de problemas: os registros digitais permitem identificar e solucionar problemas com maior agilidade, garantindo que as operações continuem sem interrupções.
Facilita a adoção de práticas eficientes e modernas
- Maior competitividade: empresas que adotam práticas de gestão eficientes e modernas, como a GED, geralmente se tornam mais competitivas em seus setores.
- Foco na estratégia e crescimento: reduzir a burocracia e os processos manuais libera tempo e recursos para que a empresa se concentre em sua estratégia e crescimento.
Esses benefícios não apenas otimizam a gestão de documentos e contratos, mas também contribuem para a eficiência operacional, economia de recursos e um ambiente de trabalho mais seguro e colaborativo.