A gestão eletrônica de documentos (GED) está revolucionando a forma como empresas armazenam, organizam e acessam informações essenciais. Em um mundo cada vez mais digital, abandonar arquivos físicos e processos manuais não é mais uma opção, mas uma necessidade para manter a competitividade.
Com um software de gestão eletrônica de documentos, as empresas ganham mais eficiência, segurança e controle sobre contratos, relatórios e registros corporativos. Além disso, quando integrada a um sistema CLM (Contract Lifecycle Management), a GED simplifica toda a gestão contratual, garantindo conformidade e agilidade em todas as etapas do ciclo de vida dos contratos.
Neste artigo, você vai entender o que é GED, suas vantagens e como aplicá-la de forma eficiente no seu negócio.
O que é gestão eletrônica de documentos (GED)?
A gestão eletrônica de documentos é um conjunto de processos e tecnologias que possibilitam a criação, o armazenamento, a organização e o gerenciamento de documentos de forma digital. Com isso, empresas eliminam a necessidade de papéis físicos e ganham mais eficiência operacional, segurança e acessibilidade.
Na prática, um sistema de GED permite a criação, edição e compartilhamento de documentos digitais, garantindo armazenamento seguro e rastreabilidade. Além disso, possibilita a automação de aprovações e assinaturas eletrônicas, otimizando fluxos de trabalho.
Além de facilitar a rotina administrativa, a GED reduz custos, melhora o controle documental e garante conformidade com normas como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Por que investir em um software de gestão eletrônica de documentos?
Muitas empresas ainda mantêm arquivos físicos e processos manuais para armazenar e gerenciar documentos, o que pode gerar atrasos, erros e perda de informações críticas. Com um software de GED sua empresa tem acesso:
Organização e acesso simplificado
Empresas que ainda lidam com documentos físicos enfrentam desafios constantes, como dificuldade para encontrar informações importantes e riscos de extravio. Um software de gestão eletrônica de documentos centraliza todos os arquivos em um ambiente digital, permitindo que equipes localizem e acessem contratos, relatórios e registros empresariais com facilidade. Isso otimiza a produtividade e reduz o tempo gasto na busca por documentos essenciais.
Redução de custos operacionais
A dependência de papel e arquivos físicos gera altos custos, seja com impressão, armazenamento ou transporte de documentos. A GED elimina essas despesas, pois digitaliza e organiza documentos de forma eficiente, permitindo que os recursos da empresa sejam direcionados para atividades mais estratégicas.
Segurança e conformidade legal
Empresas lidam diariamente com documentos sigilosos, como contratos e informações financeiras. Um software de GED protege esses arquivos por meio de criptografia, controle de acessos e backups automáticos, garantindo que somente usuários autorizados possam visualizar ou editar determinados documentos. Além disso, o sistema ajuda a empresa a cumprir regulamentações, como a LGPD, garantindo que a proteção de dados seja feita corretamente.
Automação e integração com CLM
Ao integrar a GED a um sistema CLM, as empresas ampliam os benefícios da digitalização, automatizando processos como aprovações e renovações de contratos. Essa combinação permite que todas as etapas do ciclo de vida de um contrato sejam gerenciadas com eficiência, reduzindo o risco de erros e garantindo que prazos sejam cumpridos.
Como implementar a gestão eletrônica de documentos na empresa?
A implementação da gestão eletrônica de documentos deve ser feita de forma estratégica para garantir que o sistema atenda às necessidades do negócio. Separamos alguns passos para te ajudar neste processo:
Avaliação das necessidades da empresa
Antes de adotar um software de GED, é essencial entender os principais desafios do negócio. Algumas empresas buscam reduzir a dependência de papel, enquanto outras querem melhorar a segurança e acessibilidade dos documentos. Ao identificar essas necessidades, é possível definir um plano de implementação alinhado aos objetivos estratégicos da empresa.
Escolha da ferramenta adequada
Nem todas as soluções de GED são iguais. Algumas oferecem apenas armazenamento básico, enquanto outras permitem gestão avançada de contratos e integração com CLM. Ao selecionar um software, é fundamental considerar aspectos como facilidade de uso, recursos de segurança e compatibilidade com outras ferramentas utilizadas na empresa.
Digitalização e organização dos documentos
A transição para a GED envolve a digitalização dos documentos físicos e a criação de uma estrutura organizada para armazená-los. Categorizar arquivos por tipo, data e relevância facilita a recuperação rápida das informações, evitando confusões e atrasos nos processos internos.
Treinamento da equipe e cultura digital
A adoção da GED deve ser acompanhada de um treinamento adequado para os colaboradores. Garantir que todos saibam como acessar, editar e compartilhar documentos digitais reduz erros operacionais e melhora a adesão ao novo sistema. Além disso, fomentar uma cultura digital dentro da empresa ajuda a consolidar a GED como parte essencial do dia a dia corporativo.
Implementação de políticas de segurança e backup
Manter documentos armazenados em computadores locais não garante total segurança. Para evitar perdas e garantir a integridade dos arquivos, é importante contar com um software que ofereça backup automático na nuvem e protocolos rigorosos de proteção de dados.
Conexão entre GED e CLM: como otimizar a gestão de contratos?
A gestão eletrônica de documentos já proporciona inúmeros benefícios para a organização e segurança dos arquivos empresariais. No entanto, quando integrada a um sistema CLM (Contract Lifecycle Management), a eficiência da gestão contratual é elevada a outro nível. Enquanto o GED garante o armazenamento seguro e a organização dos documentos, o CLM automatiza e gerencia todo o ciclo de vida dos contratos, otimizando desde a criação até a renovação ou encerramento.
Essa integração traz vantagens significativas. Empresas que lidam com um grande volume de contratos podem eliminar gargalos operacionais, pois um sistema CLM permite o rastreamento automatizado de prazos, aprovações e assinaturas eletrônicas. Isso reduz o risco de vencimentos não monitorados, cláusulas desatualizadas e atrasos no fluxo de trabalho.
Outro benefício importante da integração entre GED e CLM é a centralização das informações e a colaboração em tempo real. Em muitos negócios, contratos são revisados e alterados por diferentes setores, e a falta de um sistema integrado pode gerar versões conflitantes e erros nos documentos. Com um software que une GED e CLM, todas as partes envolvidas têm acesso ao mesmo documento atualizado, garantindo transparência e rastreabilidade das alterações feitas ao longo do tempo.
Empresas que adotam essa integração aumentam a eficiência operacional, reduzem custos e garantem mais segurança e conformidade na gestão contratual.
Conclusão
A gestão eletrônica de documentos é essencial para empresas que desejam modernizar processos, eliminar papelada e garantir mais segurança e eficiência. Quando integrada a um sistema CLM, a GED se torna ainda mais estratégica, permitindo automação de fluxos documentais, otimização da gestão contratual e maior controle sobre prazos e aprovações.
Se sua empresa ainda depende de documentos físicos e métodos manuais, agora é o momento ideal para adotar uma solução digital e transformar a forma como informações e contratos são gerenciados.
