Por que a gestão de documentos digitais é importante?

Neste artigo, você vai descobrir os motivos que fazem a gestão de documentos ser importante para o sucesso e para a organização do seu negócio!

A gestão de documentos digitais é o processo de organizar, armazenar e controlar documentos em formato eletrônico, em vez de depender de pilhas de papel, pastas físicas e arquivos espalhados.
Para as empresas, isso significa reduzir custos, aumentar a segurança das informações e ganhar agilidade na hora de criar, assinar, localizar e auditar contratos e outros documentos importantes.

Sempre vemos por aí diversas notícias sobre a digitalização de processos, mas pouco se explica sobre como fazer isso na prática e qual é a real importância de investir em meios digitais. Com o home office cada vez mais presente na vida das pessoas, a digitalização se tornou mais necessária. Mas acredite se quiser: ainda existe uma quantidade imensurável de empresas que gastam muito dinheiro com o consumo de papel, por exemplo (e nem se dão conta disso).

É só imaginar a quantidade de documentos que tramitam em empresas dos mais variados portes… Já pensou quanto papel e dinheiro poderia ser economizado com a digitalização destes arquivos? Os documentos físicos custam até 84% mais do que os digitais, levando em consideração todo o desembolso com papel, tinta e logística!

Ainda, segundo dados da IACCM – The International Association for Contract & Commercial Management, uma gestão física e ineficiente de documentos pode consumir quase 10% da receita de uma empresa.

Muitas pessoas ainda veem a gestão de documentos como algo secundário, que não tem muita relevância. Com isso, deixam de investir em tecnologias e ferramentas que otimizam a elaboração, assinatura, tramitação e armazenamento destes documentos importantes. Assim, as instituições acabam ficando presas a processos antigos, lentos e burocráticos, que tomam tempo e dinheiro das empresas.

Para mudar isso, é importante conhecer os possíveis caminhos a serem seguidos, e a gestão de documentos digitais é uma solução que pode trazer resultados incríveis!

O que é gestão de documentos digitais?

Gestão de documentos digitais é o conjunto de processos, rotinas e tecnologias usados para criar, organizar, armazenar, localizar, compartilhar e arquivar documentos em formato eletrônico, de forma segura e padronizada. Na prática, é a maneira como a empresa cuida de contratos, notas fiscais, cadastros e outros arquivos importantes, garantindo acesso rápido, controle de versões, rastreabilidade e proteção de dados.

Vamos começar falando sobre documentos digitais. A maioria de nós tem uma boa ideia de quanto espaço os arquivos em papel podem ocupar. Eles podem preencher salas inteiras, se você tiver uma empresa grande o suficiente ou muitos anos de registros.

Ao digitalizar documentos em papel, você pode armazenar milhares de páginas por Gigabyte. Os documentos digitais existem para eliminar o uso de papel excessivo, aumentar a praticidade e rastreabilidade de contratos e facilitar a vida de quem administra contratos.

A gestão de documentos digitais é uma prática de otimização que, uma vez aplicada, passa a ser imprescindível para o crescimento e organização da empresa.

É importante entender o conceito: a gestão de documentos digitais é uma prática que visa organizar e gerenciar informações e contratos, ou seja, é a administração de acordos da sua empresa, de forma totalmente eletrônica.

Desta forma, todos os processos que envolvem esses arquivos são feitos 100% online. Desde a criação do documento, edição, assinatura, vigência e até o armazenamento.

Para que essa tramitação seja feita com mais segurança, controle e velocidade, contar com uma plataforma de gestão de contratos (CLM) é uma das melhores soluções. Com um software como a Contraktor, por exemplo, todo o seu fluxo de documentos pode se tornar mais inteligente e eficiente, porque todas as informações e ações ficam centralizadas em um único lugar!

Em apenas alguns cliques, é possível: 

• Criar um documento ou importar um modelo de contrato
• Editar as informações do contrato
• Incluir os participantes do acordo
• Enviar para assinatura via e-mail
• Monitorar as assinaturas pendentes
• Gerenciar a vigência do documento
• Inserir alertas de prazos e datas importantes
• Armazenar em um ambiente totalmente seguro
• E muito mais!

Vale lembrar que os documentos digitais são válidos desde 2001 e são amparados pela Medida Provisória nº 2.200-2. Dentre outras coisas, essa MP instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica.

Vantagens da gestão de documentos digitais

Primeiramente, existem diversos benefícios de uma gestão de documentos digitais, mas vamos citar os mais importantes neste artigo:

1. Segurança

Documentos em papel não são nada seguros. Eles são facilmente perdidos ou roubados, além de ser muito difícil de manter sua organização. Além disso, um dano de fogo ou água pode destruí-los completamente.

Já os documentos digitais são muito mais fáceis de proteger. Você pode elaborar, criar e armazenar cópias de backup com muita facilidade. É muito mais difícil perdê-los, especialmente se estiverem armazenados e protegidos em nuvem. Embora sempre exista a possibilidade de uma violação de segurança de dados, trabalhar com um fornecedor confiável de software de gestão de documentos digitais fornecerá segurança digital de última geração.

Investir na gestão de documentos digitais é garantir a proteção dos dados contidos nos contratos empresariais. Além disso, por ser um processo digital, é possível restringir o acesso apenas aos usuários autorizados.

2. Preservação da informação

Os documentos impressos possuem alto risco de extravio, fraude e de ações naturais físicas, já que o papel vai se deteriorando com o tempo. Com isso, as informações contidas no documento podem ser perdidas com mais facilidade. Então, os documentos eletrônicos preservam a informação por muito mais tempo, já que são totalmente digitais.

3. Redução de custos

Muita gente costuma achar que, ao investir em tecnologia, vai acabar gastando mais dinheiro. Mas isso é uma percepção errada, porque a gestão de documentos digitais, por exemplo, acaba reduzindo custos: menos papel, menos gastos com impressão, transporte, arquivamento físico, cartório, manutenção de documentos, entre outros.

O tempo que os funcionários gastam trabalhando com papel é uma das coisas que aumentam os custos operacionais da empresa. Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos reduz os custos de armazenamento. Também facilita o gerenciamento de documentos para os funcionários, o que significa que há menos tempo e dinheiro “perdidos”.

4. Sustentabilidade

O gerenciamento de documentos eletrônicos reduz drasticamente o consumo e acúmulo de papéis, o que colabora com a preservação do meio ambiente. Além disso, posicionar e crescer o seu negócio de forma sustentável traz ainda mais credibilidade, especialmente em tempos em que a ecologia é uma pauta imprescindível para a imagem de uma organização.

5. Agilidade

Os sistemas de gestão de documentos eletrônicos possibilitam aos usuários o acesso aos documentos rapidamente, em apenas alguns cliques. Além da agilidade, são extremamente seguros. Os documentos impressos em papel podem trazer diversos riscos, caso sejam perdidos ou acessados por pessoas erradas. Ao apostar na gestão de documentos eletrônicos, você consegue controlar a segurança da informação contida nos documentos.

Os benefícios para quem adere à transformação digital são muitos. Isso pode transformar a  imagem da empresa diante do mercado e de seus clientes, trazendo mais credibilidade e confiança. Em uma recente pesquisa da CGI Group, essa adesão à digitalização de processos é prioridade para 70% das empresas ouvidas!

6. Relatórios rápidos

Os mesmos recursos que facilitam a pesquisa de documentos também facilitam a geração de relatórios. Como você pode encontrar facilmente arquivos específicos, classificar documentos e agrupar contratos, você pode também compilar relatórios muito mais rapidamente. Você também pode realizar análises de metadados em apenas alguns cliques.

Esses recursos também facilitam as auditorias. É muito mais simples para os auditores e seus funcionários se os arquivos forem fáceis de pesquisar e acessar. Isso também significa que ninguém precisa se preocupar em rastrear arquivos perdidos. O sistema também registra as informações e deixa uma trilha de auditoria sobre quem acessou os documentos, como editou os arquivos e quando ocorreu o acesso.

Por que a gestão de documentos digitais é importante?

Assim como mencionamos no item anterior, o gerenciamento de documentos eletrônicos possui diversas vantagens e isso está diretamente relacionado à importância dessa prática.

O gerenciamento de documentos é importante porque possui impacto operacional em diversos setores da empresa, já que atua nas atividades administrativas, no planejamento e na tomada de decisões. Em suma, a gestão digital de documentos otimiza processos documentais, tornando todas as etapas padronizadas, mais seguras e simplificadas a todos os envolvidos.

Além disso, as informações contidas em documentos são dados importantíssimos, independente do departamento (contratos, notas fiscais, cadastros, termos, entre outros). Uma vez que essas informações são perdidas, vários problemas podem acabar acontecendo na empresa. Portanto, a gestão de documentos é uma ótima solução nesse caso, já que evita a descentralização de dados e garante a segurança das informações.

Como implementar a gestão de documentos digitais na prática

Implementar a gestão de documentos digitais não é só “digitalizar papel”. É criar um fluxo organizado de ponta a ponta:

1. Mapeie os tipos de documentos

Liste contratos, propostas, notas fiscais, cadastros, laudos etc. e identifique quais são críticos para o negócio.

2. Defina responsáveis e etapas do fluxo

Quem cria o documento, quem revisa, quem aprova, quem assina, quem arquiva e quem consulta depois.

3. Escolha uma plataforma de gestão de documentos digitais (CLM/GED)

Busque uma solução que centralize criação, assinatura, controle de vigência, alertas de prazo e armazenamento seguro em um só lugar, como a Contraktor.

4. Padronize modelos e nomenclaturas

Crie modelos oficiais e regras de nome de arquivo para facilitar buscas e relatórios.

5. Crie regras de segurança e acesso

Defina quem pode ver, editar, assinar ou excluir documentos. Use trilha de auditoria e níveis de permissão.

6. Monitore e melhore continuamente

Acompanhe tempo médio de aprovação, gargalos, documentos que vencem sem renovação e use relatórios para ajustar o processo.

A Contraktor: plataforma de assinatura e gestão de contratos digitais

Além de oferecer serviços como as assinaturas digitais com e sem certificado, a Contraktor é uma plataforma que permite toda a gestão de documentos eletrônicos e contratos digitais em um só lugar. Uma ferramenta completa, na qual você consegue gerenciar todo o fluxo de documentos empresariais, disparar documentos para assinatura, verificar as assinaturas pendentes, acompanhar histórico de alterações, conferir quais documentos estão vigentes, criar tarefas de acompanhamento, entre outras funcionalidades.

A Contraktor tem como principal objetivo a facilitação do fluxo de processos e a aceleração dos seus negócios. Além dos planos Professional (Business, Premium e Enterprise), também possui os Planos Básicos, indicado para pequenas e médias empresas. Confira todas as opções e fale com a nossa equipe de vendas!

Se você deseja ir além da assinatura de contratos digitais, conheça a Contraktor! Somos uma plataforma de gestão de documentos eletrônicos que faz todo o gerenciamento do fluxo de contratos da sua empresa. Mais de 1 bilhão de reais em contratos já foram gerenciados na plataforma e mais de 500 mil pessoas já usaram nossos serviços.

Perguntas frequentes sobre gestão de documentos digitais